【無料ダウンロード】飲食業向け シフト表テンプレートの決定版！

日々のシフト表作成に限界を感じている店長も多いのではないでしょうか？店舗の運営がうまくいけばうまくいくほど、人数も増え、シフト作成はどんどん難易度が上がっていくものです。

今回は、「働いてくれるスタッフが増えた」「学生など細切れなシフトで働く人が増えた」など、紙やLINEでの個別のやり取りに限界を感じている…という方に向けて今回無料でダウンロードできるエクセルのシフト表テンプレートを配布いたします！

目次

• どんな人におすすめ？
• まずはダウンロード
• どうやって使うのか？
  • 1. 準備：作成するシフトの開始日と従業員情報の入力
  • 2. 従業員の希望シフトを入力
  • 3. 日毎のシフトを１日ずつ作成
  • 4. 人件費や時間あたりの過不足を見ながらシフトを調整
    • 人件費を計算する
    • モデルシフトを入力する
• まとめ
• シフト管理のお困りならSync Upで解決
  • シフト管理工数削減
  • アルバイトスタッフの稼働向上
  • スタッフ満足度向上

どんな人におすすめ？

今回のシフト表はこんな方におすすめです！

以下の図のような、ラインシフトにピンときたらぜひ使ってみてください！

まずはシフト表テンプレートをダウンロード

シフト表テンプレートの使い方

4つの手順にそって、テンプレートの使い方を解説いたします。

1. 準備：作成するシフトの開始日と従業員情報の入力

まずは、「希望シフト入力表」のタブにて、図の1の箇所にシフトを作成したい日付の開始日を入力してください。すると、15−16日分のシフトの日付が自動で更新されます！

次に、図の2の赤枠の「名前」・「従業員番号」を入力して、従業員情報を入力しましょう。ポジションが複数ある場合は、ポジションごとに整理するとより便利です！

これで下準備は完了です。次に従業員ごとの希望シフトを入力していきましょう。

2. 従業員の希望シフトを入力

　次に、従業員それぞれから集めた”希望シフト”を入力します。
出勤希望の人を　例えば午後10時半であれば、22：30のように、hh:mm形式で日毎に入力します。

Point !!

合計人数／合計人時の欄に、希望シフト提出時点での人数と人時が計算されるので、ここを見ながら希望の調整すると便利です！

希望シフトの入力が終わったら、いよいよ1日ごとのシフト作成！従業員の希望をもとに1日毎のシフトを作成していきましょう。

3. 日毎のシフトを1日ずつ作成 

希望のシフトが入力されると、タブの1日目、2日目、3日目…のシートに自動で従業員の名前と希望シフトが反映されます。

グレーの帯がスタッフの提出した希望、オレンジの帯が店長が編集する実績シフトです。赤枠の「開始時間」「終了時間」を編集すると自動で帯の長さが変わります。

Point !!

黄色の入力箇所に計算式が入っていますが、上書きしてOKです！上書きしてもEXCELの関数が壊れることはありません。時間は半角数字で入力をしないと反映されないケースがあります。半角英数字で入力しましょう。

　※詳しい編集方法は以下の動画より

4. 人件費や時間あたりの過不足を見ながらシフトを調整

最後に、人件費やモデル人時を編集する方法など、シフトの微調整をする際に入力する箇所のポイントをまとめて解説します。

人件費を計算する

人件費を反映するためには、個人それぞれの時給の欄に数字で個人時給を入力します。
時給を入力すると、概算人件費が計算されます。
※人件費目標は予め入力しておくと、乖離が見えて便利です。

モデルシフトを入力する

時間帯ごとの理想の人数に対しての過不足を確認するために、画面上部の赤枠の箇所へモデルシフトを入力します。1時間あたり4名が必要な場合は「4」と入力しましょう。

　※詳しい編集方法は以下の動画より

まとめ

いかがでしょうか？兎にも角にも、まずは使ってみないとわからないということで、ぜひぜひ活用してみてください。希望シフトの転記ミスや人時と人件費の計算などEXCELを使うと少しは改善されるかもしれません。

また、シフト作成は店長の店舗運営の「こうしたい！ああしたい！」という要望が沢山つまっていると思います。

例えば、休憩時間・業務の割当・転記作業を減らしたい…など。EXCELにも限界を感じたら、以下のようなまずは無料で始められるシフト作成ツールをお試しいただくのもいかがでしょうか？

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シフト管理のお困りならSync Upで解決

シフト管理は考えることが多く、人数が増えれば増えるほど、シフト管理者の工数も増えていきます。スタッフが不満を感じないようにするシフトを組むためには、紙やメールなどのツールだと限界があります。

シフト管理工数削減

　アルバイトスタッフはスマホで希望シフトを提出でき、提出されたシフトはPCの管理画面に自動で反映されるため、転記作業が削減されます。他店舗の不足シフトに対してもスタッフ自ら応募できるスタッフシェアリング機能で店舗間の調整が簡単に。大変なシフト管理作業を効率化します。

アルバイトスタッフの稼働向上

　確定している自分が入る予定のシフトはもちろん、自店舗、他店舗の不足シフトをいつでもどこでもスマホで確認することができます。直前でも入れるシフトが見えるため、自分のスケジュールを埋めることができ、スタッフの稼働向上に繋がります。

スタッフ満足度向上

　「メダル機能」を通じて、シフトに入った際に感謝を伝えることができます。働いて終わりではなく、日頃から働いてもらった感謝やフィードバックを送ることで店舗とアルバイトスタッフの関係性を深めることができます。