スタッフが働きやすい職場を実現!月1回から月2回のシフトに変更した理由は?

Posted by Sync Up on 2020/02/18 13:03:46

株式会社ラ・テール

ラ・テール集合写真

 

導入背景


 アナログでシフト管理をしていましたが、その方法だと限界だと感じていたからですね。

 

 スタッフの希望シフトは出勤時に紙で渡してもらうか、メールを送ってもらい、集めたシフトはスプレッドシートに転記するという方法でシフトを作成していました。スプレッドシートに転記する際に、土曜日のはずが日曜日になっていたり、時間を間違っていたり、細かなミスが発生していました。

 

 人が足りないときはシフト表を現場に貼り出して、スタッフ一人ひとりに声をかけて「この日は入れない?」という交渉をすることも時間がかかっていました。2019年4月以降、採用活動を強化し、人数も増えていくこともあり、従来の方法でシフト管理をしているといままで以上に煩雑になることが想定されました。

 

 


導入を決めたポイントは?


 一番大きなポイントはシフト管理システムを導入することで、いままでの方法でやっていたときのようにミスがなくなり、楽になると感じたからです。

 

 スタッフから希望シフトを集める部分はアプリで一本化されますし、シフト表をシステム上で編集をかけるとアプリへリアルタイムに反映され、スタッフもいつでもどこでも見ることができるので変更したシフトを印刷して、全員に伝えるという手間も減ります。ちなみに以前はシフトを変更すると都度紙で貼り出していましたが、誰が最新のシフトを知っているかわからないことにも困っていました。

 

 

Sync Up導入によって解決したポイント


 以前と比較するとアプリから提出できることで、希望シフトの収集が簡単になりましたし、シフトの作成ミスやスタッフが自分が入っているシフトを間違えるということもなくなりました。人が足りない時間を募集するときも、ワンクリックで欲しい時間を登録するとのアプリを通じて一斉に通知をかけることができるので、手間が大幅に減りましたね。やはり足りないときの募集は以前から時間がかかっていたので効率化されたことは大きなメリットでした。


 また、Sync Up導入前は1ヶ月に1回シフトを作成していましたが、Sync Up導入後は1ヶ月に2回シフトを作成するようになりました。1ヶ月に1回のシフト作成ですと、スタッフは5週間も6週間も先の予定を出さなければならなくなりますので、極力頻度高くシフトを出してもらうことが働きやすい環境づくりに繋がると考えたからです。

 

 以前までの方法だと単純に作業が2倍になっていたと思いますが、希望シフトの収集・作成・追加というシフト管理が効率化されたことによって1ヶ月に2回のシフト作成を実現することができました。

 

 いままでやっていることが一番やりやすく感じて、新しいことに抵抗があると思いますが、世の中の働き方や仕組みに合わせて組織や個人が変わっていかないと行けないと思いますね。

Topics: 飲食サービス

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