【イベントレポート】「ペーパーレスを急げ」デジタルで実現する"変化に負けない"多店舗運営

　執筆： Sync Up 　更新 2023/06/09 17:52:09

11月11日に「ペーパーレスを急げデジタルで実現する"変化に負けない"多店舗運営」セミナーを開催しました。

コロナの影響が予断を許さない中で、小売や飲食店などは業務効率化をしなければなりません。
デジタル化が必要だとわかっていても、なかなか進めていけない企業が多いのではないでしょうか。

そうした中でまず取り組むべき課題が、紙ベースの業務を減らすことです。

そこで今回、「サービス業のペーパーレス」をテーマに、大手飲食チェーンの雇用契約最適化の成功事例を有する、国内初の契約マネジメント（CLM）システム「ホームズクラウド」を提供する株式会社Holmesの津田氏とSync Up事業責任者、竹下氏のセミナーの内容をレポートします！

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講演内容

・契約業務の全体像と課題について

・デジタル化と一元化をすることのメリットとは？

・これからの店舗運営に必要とされること

・人員配置における課題と解決方法

登壇者

株式会社Holmes　営業戦略室　室長　津田　奨悟

新卒で旭硝子株式会社（現AGC）に入社。ガラス製造プロセスエンジニアとして世界初のモバイルデバイス用ガラス上市立ち上げに貢献。その後、デロイトトーマツコンサルティングにて主に化学素材企業向けに新規事業戦略立案、技術マーケティングなど事業成長に貢献するプロジェクトに従事。その後、外資系企業2社で経営企画・事業企画を歴任。直近ではアドビ日本法人において、サービス事業の経営企画として営業、コンサルティング、カスタマーサクセスを横断してマネジメントし、毎年数十パーセントの成長に貢献。2020年8月より現職。

パーソルイノベーション株式会社　Sync Up　事業責任者　竹下　壮太郎

インテリジェンス（現：パーソルキャリア）に入社。入社1年目は九州で営業としてアルバイト領域の採用支援に携わる。九州支社内では過去最多の月間取引社数を達成。その後異動し、大手企業をメインで担当するチームに配属。全国に展開する飲食店や物流会社などを担当。パーソルキャリア史上最高額の売上を達成し、全社表彰を受賞。同時に、「0to1」へのエントリーを重ね、2016年12月に採択。2017年4月より新規事業立ち上げのため、グループ内のパーソルイノベーション株式会社へ異動。

リソース50%削減！契約の一元管理が実現する多店舗運営の"負"の解消

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「脱ハンコ」だけじゃない！契約業務の全体像と課題

官民ともに「脱ハンコ」が進んでいます。ヤフーでは2021年3月末までに100%電子参加を進めると発表しています。河野大臣も脱ハンコを進めていますよね。しかし脱ハンコというのは契約業務の課題のひとつに過ぎません。

データをご覧ください。コロナ禍のリモートワークに際して、「契約関連で出社時よりも不便である」と感じる項目では、「契約のサインや押印に手間や時間がかかる」というのもたしかに割合が高いです。しかしその他の要素、たとえば「契約内容の条件交渉やコミュニケーションに時間・手間がかかる」「社内外の承認に待ち時間がかかる」の割合の方が大きいとわかります。

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企業における契約業務は長い工程を経ていて、押印は最後の契約締結だけの部分です。
契約業務全体を効率化しなければ、業務効率化にはなりません。そこで「ホームズクラウド」は
「契約業務全体をマネジメントできるサービス」を提供しています。

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実際に、「ホームズクラウド」を導入することで、業務工数を50%削減し、多店舗運営に潜む複雑な契約構造をシンプルに解決した企業があります。

国内大手飲食チェーンにおける事例

ここで国内大手飲食チェーン企業の事例を共有します。

・全国1,000店舗以上展開
・アルバイトは2万名
・月間入社人数が2,000人という大規模チェーンの事例です。

- 企業の課題

飲食店を経営する企業には共通して以下の課題があります。

・バイトや社員の入社手続きなど雇用管理が大変

・各店舗に契約漏れが無いか本部で確認するのが大変

・店長や担当が変わる際に契約管理が煩雑

こうした課題がある中で、この企業様にも同じ課題がありました。前述のようにアルバイトが非常に多いため、入社時の契約には大変時間がかかります。

つまり入社時の契約書類が揃うまでのリードタイムが非常に長く、本社人事部の作業工数が膨大になっていたのです。

ではなぜそうした課題が生じたのでしょうか。津田氏は「多店舗運営だからこその構造的な問題」だと指摘していました。大きく2つの問題があります。

▼問題.1

まず紙中心の業務プロセスでは、発送から内容確認含め業務全体のリードタイム長期化が避けられないということです。業務全体の流れは以下のようになっています。

1,アルバイトが必要書類を店舗に提出

ここで書類に不備があった場合、アルバイトの提出モチベーションが低くなり、再提出に時間がかかります。つまり最初から時間をロスしてしまうことがあるのです。

2,店舗で確認したものを本社に提出

店舗側では店長が書類を作成しているので、送付書類に不備が多くなります。また月1回の社内定期便で書類を郵送するため、不備があった場合の再送が1か月後です。ここで止まってしまうと、また1ヶ月先に延びてしまいます。

3,本社でデータを入力

本社でも紙からデータ入力する際にミスが起こります。また書類が送られていたとしても、確認時に契約書が登録されていないケースもありました。そもそも毎月2000人もの新しいアルバイトが入ってくる状況では、「ミスなくオペレーションをしようとするのが無理」(津田)だと言えます。

▼問題.2

つぎに業務プロセス上で発生するコミュニケーションや管理が複雑になり、ミスを誘発しやすいという点です。また独自のデータベースへの口座情報の登録は店長が行なっていましたが、入力不備が多くありました。

店長は店舗運営が主業務です。このような登録業務は店長にとっては優先順位が低くなりがちです。そのためミスが発生します。また書類を送った送らないで、店長と人事部の間でも送った送っていないの水掛け論になることもあったと言います。「6～7名で1,000店舗以上も管理するのは大変」(津田氏)なわけです。

また「電話だったりメールだったり色々なコミュニケーションパスが発生」(津田氏)してしまいます。電話は履歴が残らないので後で検証できないというデメリットもあるのです。そのため先ほど述べたような水掛け論が発生します。

- 課題を解決するために必要なシステム導入

こうした問題に対して津田氏は「必要なのはデジタル化と一元化」と説明していました。ペーパーレスの業務プロセス構築で効率を上げるだけでなく、「コミュニケーションを一つにまとめてミスを減らすことも大切」なわけです。

デジタル化と一元化はシステムを導入することで解決可能です。
実際に「ホームズクラウド」を導入することで、以下のような効果がありました。

就業者本人が契約締結と書類データ提出を自分で行うため、入力ミスのリスクも軽減。その場で入力してもらえるため、即時の内容確認が可能となり、社内定期便を用いて、月をまたいだ作業が無くなり、リードタイムの大幅な短縮を実現できました。

また契約にまつわるコミュニケーションの履歴をホームズクラウドに残せるので、コミュニケーションエラーの抑止が可能になっています。

実際に「ホームズクラウド」を導入することで、この企業様は入社時契約書類の確認作業工数を約50%削減し必要リソースは3名～4名分になりました。また契約完了までのリードタイムは大幅に短縮しました。

さらにやり取りの経緯もすべて集約することで、店長・人事部間でのコミュニケーションエラーも0になりました。このように、ホームズクラウドは契約業務の課題が解決できるわけです。

ペーパーレスで手にする店舗運営の「機動性」と「柔軟性」

コロナによって世の中は大きく変わりました。では店舗運営がどのように変わるのでしょうか。
竹下氏は「今までよりも不確実な状況で、機動力の高い店舗運営が必要になる」と言います。

コロナで最も影響を受けたのは接客サービス業というデータがあります。企業全体としても減収減益の企業が増えてきており、約56%に達しているのです。しかし「減収の中で増益に転じられるのか減益になるのかが大きな分かれ目」と竹下氏が述べているように、減収していても業務効率化をすることで、増益にすることは可能です。

また「消費者の心理はアフターコロナを望んでいるため、需要回復は必ず来る」と考えられており、「来年の経済活性化が見えているからこそ、需要増に耐えうる店舗・組織にどう進化するかが求められている」と言えます。

そのため店舗の生産性をどう上げるかが大事で、「管理固定費を上げずに今まで以上の売り上げを獲得できる店舗・組織に進化する必要がある」わけです。