シフト管理の完全版!課題と管理方法、手順や効率化のコツとは?システム化の効果と管理システムをご紹介!

Posted by Sync Up on 2020/02/21 13:48:41

アルバイトスタッフが多い職場では、よく聞く「シフト管理」。人数が増えれば増えるほど時間も工数もかかります。

でもシフト管理は店舗の利益に直結する大事な作業。頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。そこで今回はシフトの作り方、ポイントをお伝えし、便利なシフト管理ツールを紹介します!シフト管理にお困りの方、ぜひご一読ください!

 

関連記事 > シフト作成の基本 シフト表をエクセルで作るコツ!

 

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シフト管理が重要な理由


 

シフト管理がなぜ重要なのでしょうか?
シフト管理の目的を理解した上で、なぜ店舗運営や利益につながるのかを簡単にご説明します。

 

シフト管理の目的は「店舗の利益を最大化する」こと

売上などの目標に対して適切に人員を配置するという人材の適正配置という難しさもありますし、
スタッフには学生だけではなく主婦や高齢者など様々な事情を持っている方がいるため、その事情を考慮したシフト管理が重要です。


売上を上げる、人件費を下げる、スタッフを教育する
という店舗運営の様々なシーンでシフト管理は大きな影響があります。

 

 

シフト管理は店舗運営に直結する「作戦ボード」

店舗に在籍している、ひとりひとりのスタッフは経験や仕事上の役割も異なります。
スタッフの希望をすべて聞いてしまうと人件費が上がってしまい利益が出づらくなりますし、
逆に必要な人数よりも少ない場合は接客などのサービス品質に影響も出ます。
その日出勤してきたスタッフ全員が新人で店舗運営ができないということが起こるかもしれません。


シフト管理が重要な理由は、
運営に必要なスタッフを配置し売上を伸ばし、コストを最適化する方法になっているからです。
店舗運営に直結する ”人” の側面においてシフト管理は重要ではあるものの、他の業務がある中でシフト表を作成しなければなりません。考えることが多く、店舗責任者が頭を悩ませるポイントです。

 

 

 

シフト管理を行うときの課題


 

ここまでの説明でシフト管理の重要性については…大丈夫ですよね。
重要だとわかっているもののシフト管理業務の負担は大きく、シフト表を作成する上での課題は
たくさんあります。シフト管理でよくある課題とはどのようなことが挙げられるでしょうか。

 

シフト表の作成に時間がかかる

いろいろなスタッフからそれぞれの希望シフトが一斉に提出されます。
その希望をもとに週や日、時間あたりの適正人数を確認しながらそれぞれの希望を叶えられるように調整していきます。ただシフト表を作成した後に、スタッフが足りない日や時間があり、スタッフに出てくれるようにお願いするなど、人数が増えれば増えるほどシフト管理にかかる時間が顕著に増えます。

 

適切な人員配置が難しい

シフトを組むときは人数さえ揃えばいいという簡単なものではないはずです。
「この時間にはこれができる人とあれができる人をシフトに入れて」と
その日の店舗の状況を想定しながら所属するスタッフを配置していくはずです。

人数が多くなると「この仕事ができる人って誰だっけ」と誰が何をできるのかもわからなくなります。
人数の充足ではなく、店舗運営を滞りなく行うという観点での人員配置に困るケースが多いです。


 

シフト表の公開がギリギリになる

シフト表の完成が遅くなってしまうと、スタッフが予定を立てられない、シフト変更の相談ができないなどスタッフの不満に繋がります。シフトの提出期限を遵守することや早めに提出するように依頼すること、余裕を持って作成できるようにスケジュールには気をつけましょう。

事実パーソルイノベーション株式会社の調査では、 アルバイト先のシフトについて「先の都合が分からないので控えめにシフトを組んでいる」人が44.3%も存在していることがわかっています。

シフトの状況 (1)

※パーソルイノベーション株式会社「アルバイトに関する調査」より

 

 

スタッフ全員に決まったシフトが伝わらない・分かりづらい

大量の希望シフトを見ながらシフトを作成しますが、シフト表を作成した後にスタッフへ伝える手段として一般的には、印刷して店舗に置いておくことが多いです。出勤時にしか確認できませんし、希望シフトを出し遅れたスタッフがいれば再度シフト表を作成しなければならないというトラブルも発生します。

シフト表は見やすさも重要なポイントです。ごちゃごちゃと細かすぎるシフト表は、シフトの日程を間違えるなど、トラブルに繋がります。見辛いと感じる場合はフォーマットを見直すか、A3用紙のような大きな紙にプリントアウトして張り出すようにしましょう。手書きよりもExelなどのツールを用いると見やすくなります。

 

 

 

一般的なシフト管理の方法


 

 それでは一般的なシフト管理の方法としてはどのようなものがあるのでしょうか。
ここではエクセルでの管理とシステムでの管理の2種類をご紹介します。

 

エクセルでの管理

エクセルはいろいろな関数が利用できるため、下記のような事が可能です。

・入力した出勤日数や勤務時間を自動で計算できる

・勤務時間が月間28時間超えると赤い色が塗られる

・ソート機能で特定の従業員に絞って見ることができる

 



紙に手書きでシフトを作成するよりはるかに効率化することができます。
またシフト表のテンプレートがWeb上で公開されているため、一から自分で作ることなく利用することができるのも大きなメリットです。

 

システムによる管理

エクセルでのシフト管理は関数を使って自動計算ができる便利な方法ですが、
テンプレートが自社・自店舗の運営方法に合わない場合は自分で作らなければなりません。

システムによるシフト管理であれば手作業によるミスを減らすことができますし、シフト未提出者への自動リマインドやスマートフォンからシフトが提出できるといったシフト管理者にもスタッフにも嬉しい機能が搭載されています。

 

 

 

抑えておきたい基本的なシフト管理の手順


 

 適切なシフト管理ができなければ、売上やスタッフのモチベーションの低下など、悪い影響が出てしまします。続いてはシフトを上手に作る方法を手順に沿って解説していきます。

 

1.適正人数を計算する

2.従業員の能力や特徴を知る

3.シフト希望を提出してもらう

4.シフトを作成。・調整する

5.シフト表を公開する

6.急なシフト変更に対応できる体制を整える

 

 

適正人数を計算する

まずは曜日や時間帯ごとに何人必要か分析をします。
普段から日々の客入りや動向を確認し、必要な人手を調べておきましょう。
ここで誤った設定をしてしまうと、人が足りなくて利益を上手く伸ばせない、逆に人が余りすぎて余計な人件費が掛かってしまうなどの問題が生じます。

 

 

従業員の能力や特徴を知る

シフトを組む際にはスタッフの特徴や能力、得意不得意を抑えておく必要があります。
能力を考慮せずにシフトを組んでしまうと、作業場が上手く回らない、イレギュラーに対応できないというような問題が生じてしまいます。

 

シフト希望を提出してもらう

事前に出欠表やカレンダーを配布し、期日を決めて回収します。
回収頻度は1ヵ月に1度なのか、半月に1回なのかを決め、提出期限もしっかり決めておきましょう。
回収頻度が多いほど、シフト管理者にとっては作成頻度が多くなるため要注意です。

 

 

シフトを作成・調整する

回収した希望シフトを参考に、適正人数や、スタッフの能力を考慮してシフトを作成していきます。

基本的には、労働基準法に準じてシフトを作る必要があり、
労働基準法で原則1日に8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけない決まりになっています。
超過分は通常賃金の25%以上の割増賃金を支払わなければいけません。

また、22時~5時の深夜・早朝の時間帯は25%以上、法で定められた休日に働く場合は35%以上の割増賃金の支払いが義務付けられています。労働基準法を遵守することは当たり前ですが、
割増賃金について考慮しなければ想定していた人件費をオーバーしてしまうことになります。

 

シフト表を公開する

作成したシフト表はなるべく早めにスタッフに公開するようにしましょう。
シフトのデータを共有するか、写真やプリントした紙を張るなど勤務先で目に留まる場所に置きましょう。シフト表が頻繁に確認できるような場所にあれば、スタッフの間違い等は格段に減ります。

 

急なシフト変更に対応できる体制を整える

ドタキャンはスタッフの意識問題もありますが、背景には気軽にシフトの相談がし辛い環境である事が関係している場合もあるでしょう。事前に相談してくれれば影響を最小限になる運営ができるように、普段から少し余裕をもった持たせたシフトを組む事が大事でしょう。

また、新人スタッフが他スタッフに個人的にシフト変更の相談をするのが難しい状況である、相談しやすい、または断れないスタッフばかりにシフト変更が集中してしまうという状況は、職場全体の問題です。難しい問題ですが、最大限対応できるようシフトを組む際の余裕やゆとりや、普段から職場環境の向上に努めましょう。

 

 

 

 

シフト管理を効率化するコツ


 

シフト管理者の頭を悩ませ、スタッフの不満が溜まる原因になるシフト管理。なるべく負担を少なくして、店舗がうまく回るようにするにはどうすればいいのでしょうか。

 

早めの提出依頼とシフト確定

出勤する時間や曜日をあらかじめ固定しているスタッフが多い場合はシフト作成が比較的時間がかかりません。スタッフから希望を集めて調整する場合は、早めにスタッフに希望シフトの提出を依頼して直前になってバタバタしないように余裕を持ってシフト表を作成するほうがいいでしょう。


余裕を持ってシフト確定するとスタッフもプライベートな予定が立てやすくなりますし、
直前で確定した結果「他の予定を入れてしましました」というトラブルも減らすことができ、
シフト管理者とスタッフ双方にとってメリットがあります。

 

 

幅広い人材を採用する

仮に所属しているスタッフ全員を同じ大学、同じ学部、同じサークルから採用した場合、テスト期間や学園祭などの行事と被ってしまい特定の期間だけ一気に人が足りなくなります。そうならないように、ある程度勤務時間が決まっている主婦や時間に余裕のある学生、フリーターといった幅広い人材を採用することでシフトの偏りがなくなります。

 

 

スタッフとの良好な関係性を築く

いろいろとシフト管理に工夫をしても、希望シフトを削る、シフトの確定が遅れる、急な欠勤が発生して入ってもらうなどのやむを得ない事情は起こります。

その際に「仕方ないから」と一方的なコミュニケーションを取るのではなく、スタッフが納得して働けるようなコミュニケーションを心がけましょう。そうすれば自然とスタッフは店舗の運営に協力的になり、困ったときに助けてくれるでしょう。

 

 

 

シフト管理をシステム化したときの効果


 

シフト管理の目的や課題、コツについてご説明しましたがいかがでしたでしょうか?
適正人数を計算して、スタッフから希望を集めて、足りない日は声をかけてと非常にやることがたくさんありますね…。ここではそのシフト管理をデジタル化するメリットについてご紹介します!

 

工数が大幅に削減される

シフト管理システムには自動のシフト作成機能が搭載されているため、シフト作成にかかる手間や時間を大幅に減らすことができます。シフト管理者は自動作成されたシフト表を見て、微調整をするだけでシフト表を完成させることができます。

そのため、スタッフのスキル面や特徴を考慮する時間がしっかりと取れるようになるので、シフト表の質の向上にも繋がります。スタッフ情報を事前に登録することによって、スキルや能力を見てバランスよく配置されたシフトを作成することも可能です。


 

 

ミスを減らすことができる

紙やExcelでシフト管理を行っている場合、提出してもらったシフト希望を間違えて転記することもあります。当日になってから人手が足りなかったり、気づけば経験の浅い新人スタッフばかりだったりということもあります。仮に間違っていた場合「ごめん!間違っていたから今日は帰って!」なんて言えませんよね・・・!

システム化することで提出した希望シフトが自動で反映されるため転記ミスもなくなりますし、
「誰が何をできる人なのか」というスキルや役割を管理することができます。

 

 

人件費が簡単に管理できる

エクセルでもその日や週の人件費を見ることができますが、
関数を使わなければならずエクセルに不慣れな人では難しいでしょう。

システム化することで日や週の人件費が自動で計算され、
「売上予測からあと何名シフトに入れることができるのか」がすぐに分かるようになります。


 

アルバイトスタッフも喜ぶ!

シフト管理に大幅に時間が取られている場合、どうしてもシフト表の公開が遅くなります。
「本当は予定入れたいのに」「掛け持ち先のシフト出さないといけないのに」とシフト確定が遅いとアルバイトスタッフは不満に感じます。また、わざわざアルバイト先に行かないとシフトの確認ができない場合は出勤日でもないのにお店に行くことに抵抗があるアルバイトスタッフもいるはずですよね。

シフトをスマートフォンで出せたり、スマートフォンで自分が入っているシフトを見ることができたりすればアルバイトスタッフの満足度も上がるかもしれません。

 

 

ヘルプの調整が簡単になる!

希望通りにシフトを組んでも、人が足りない日はあります。そのときにアルバイトスタッフ一人ひとりに「この日出れる?」と聞くのも聞かれる方もストレスに感じます。シフト管理システムであれば、人手が足りない日をアルバイトスタッフへお知らせすることができるため、簡単にヘルプを調整することができます。

 

 

 

シフト管理システムの選び方


 

シフト管理システムを選ぶ上で、外せない条件」とは何でしょうか?いろいろと機能がありますが、「最低限外せない条件」として3つは抑えておきましょう。

 

現場のシフト管理者が使いやすいか

ここが一番大事です。いまの紙やExcelのシフト管理方法と比べて、使いやすいかどうか。使いやすさはそれぞれの企業や店舗で異なりますが、「見やすい画面がどうか」「ストレスのない速度で動くかどうか」が重要なポイントになります。

 

 

複数店舗で使うことができるか

複数店舗経営している場合は他のお店のスタッフにヘルプに来てもらうことも発生します。その場合、1店舗で利用することを前提に作られている場合、近くの店なのに個別メールや電話で調整して来てもらったりとせっかくシフト管理システムを入れても余分な作業が発生してしまいます。

 

店舗以外の人が見れる機能はあるか

基本的にシフト管理業務は店舗ごとに発生しますが、本部が見れるような画面があるかどうかは確認しましょう。理由は、エリアマネージャー等が各店舗の状況を把握してスタッフの差配や労務管理に活かすという店舗以外の人が使うことでより店長の工数を減らし、アルバイトスタッフの満足度を上げるような使い方をすることができます。

 

 

オススメのシフト管理サービス10


 

Sync Up(シンクアップ)

Sync Up

▼ポイント
・スタッフがスマホで提出した希望シフトが管理者シフト表に自動で反映
・人件費が自動で計算でき、日や週の人件費がひと目でわかる
・足りない時間の募集をかけるだけでスマホで通知が届きヘルプ調整が簡単
▼料金:無料 ※10名以下の場合
▼URL:https://www.sync-up.jp/

 

Optamo(オプタモ)

Optamo

▼ポイント
・統計解析を利用して、最適なシフトを提案してくれる
・スタッフ専用画面を利用するため、紙や口頭連絡のようにミスが発生しない
▼料金:要問い合わせ
▼URL:https://www.optamo.jp/

 

Airシフト

Airシフト

▼ポイント
・シフト表とチャットが一体になっており、スタッフとの連絡が簡単に行える
・スタッフが提出したシフトは自動でシフト表に反映され転記ミスがなくなる
・スタッフごとの概算人件費がわかり計画性のあるシフト管理ができる
▼料金:~10人:1,000円/月
▼URL:https://airregi.jp/shift/

 

 

shifcare

shifcare

▼ポイント
・シフト希望の提出やシフト表の作成、シフト共有をオンライン上で行える
・月額ひとり30円というリーズナブルな価格設定
・タッフに基本となるシフトを設定しておくと、シフト表を自動作成することができる
▼料金:3,000/月(利用人数制限:100名まで)
▼URL:http://www.smart-works.jp/shifcare/

 

 

CLOUZA

CLOUZA

▼ポイント
・PC・タブレットまたはスマホから簡単に出勤や退勤などの打刻ができる
・有給休暇の自動付与や残数管理、取得状況の記録を行うことができる
・基準値を超えて時間外労働や休日出勤を行った場合にアラートが表示される
▼料金:初期費用0円、月次費用200円〜
▼URL:https://clouza.jp/

 

Rshift(アールシフト)

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▼ポイント
・統計分析、数理最適化を使って自動でシフトが作成できる
・日々の売上予算や人件費予算に合った最適なシフト表を作ることができる
・シフト予定と勤怠実績との比較により予実管理が可能
▼料金:1人あたり月額300円/初期導入費500,000円
▼URL:https://www.rshift.jp/

 

oplus

oplus

▼ポイント
・初期費用・月額利用料が無料でコストパフォーマンスに優れる
・スタッフも管理者も、ネット環境さえあればスマホから一連のシフト管理業務を行える
・シンプルで直観的な操作性のため初めて使う方でも安心でして利用できる
▼料金:初期費用:0円/月額料金:0円 ※100名まで
▼URL:https://opluswork.com/

 

 

スマレジ・タイムカード

スマレジ・タイムカード

▼ポイント
・勤務パターンからシフトをワンタッチで作成することができる
・勤務表(勤務管理表)も月別、日別、出勤・退勤時間、勤務時間で確認できる
・「スマレジ」と連動して最適な人時でシフトを作成できる
▼料金:初期設定費:0円/プレミアム版(月額):4,000円/店舗(シフト管理・給与計算機能)
▼URL:https://timecard.smaregi.jp/

 

Shiftee

Shiftee

 

▼ポイント
・スタッフはシフト希望やシフト確認はスマホで簡単にできます
・連続勤務や月間労働時間を超えたシフトに対して、アラートをかけることができ
・スタッフにスキルを登録することで、だれがどのスキルを持っているかがすぐにわかる
▼料金:Light版・1ユーザー:200円/月
    設定代行オプションあり:リモート50,000円/オンサイト100,000円

▼URL:https://www.shifteeapp.jp/

 

 

Topics: シフト管理

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