アルバイトのシフト管理。課題や注意点、上手くいくポイントは？システムで効率化を！

アルバイトスタッフのシフト管理は考えることが多く、正直「めんどくさい」と考えている人は多いはず…。

この記事ではアルバイトのシフト管理が大変な理由や注意しなければならないポイント、上手にシフト管理をするためのワンポイントアドバイスをご紹介します！どうしても効率化しないともう限界…という方のためにオススメのシステムもご紹介しますので、ご覧ください！

関連記事 >> 【12社比較】2021年度最新版｜シフト管理システムの導入メリットと選び方は？

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目次

• アルバイトのシフト管理をするときの課題
  • シフトを管理する店長の負担が大きい
  • 能力や特徴を考慮して配置するのが難しい
  • アルバイトからシフト希望が出てこない
  • 人件費を正確に把握するのが難しい
• アルバイトのシフト管理を行う上での注意点
  • 雇用時には書面での合意が必要
  • アルバイトには所得制限が存在する
• アルバイトのシフト管理が上手くいくコツ
  • アルバイトと良い関係を築いておく
  • アルバイトの教育を怠らない
  • シフト管理システムなどのツールを導入する
• シフト管理システムを選ぶときの３つのコツ
  • 自店舗の運営にあっているか
  • スタッフはスマートフォンからシフト表を閲覧できるか
  • 労務に関するアラートは付いているか
• アルバイトのシフト管理が効率化できるシフト管理システム
  • スマートフォンから出した希望シフトを自動反映
  • シフト作成にかかる時間が大幅に削減される
  • 人が足りない日も簡単に募集できる

アルバイトのシフト管理をするときの課題

シフトを管理する店長の負担が大きい

シフト管理者の仕事は、接客やアルバイトスタッフの教育、売上の管理などいろいろあり、”シフト管理だけ”やっているという人はいないでしょう。
アルバイトのシフト管理を紙やエクセルで行っている場合、必要な人数を計算したり、集めたシフトを打ち込んだりするときにミスも発生します。作り直しや追加でのシフト調整などで、ただでさえ忙しいシフト管理者には大きな負担がかかります。

能力や特徴を考慮して配置するのが難しい

シフト表を作るときに、誰でもいいから人数だけ揃えばいいというお店はないですよね。
どういうことができる人が何人必要なのか、ベテラン・新人のバランスは取れているかという配置を考なければなりません。
人数が多い場合、それぞれのアルバイトの能力や特徴を覚えておくことやバランスを見ながらシフト表を作るのは非常に難しいです。

アルバイトからシフト希望が出てこない

シフト表を作るにはまずアルバイトからシフト希望が出てこないことには何も進みません。忘れていた、授業のスケジュールがまだわからないなど理由は色々ありますが、「アルバイトからシフト希望が出てこず、期日通りにシフトが決められない」という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

人件費を正確に把握するのが難しい

売上に対して何人必要なのか、人件費はいくらまで使えるのかはお店の利益を出す上で必ず計算が必要になります。多少のズレはありますが、出勤する人数が多くなればなるほど日や週あたりの人件費がいくらか把握することが難しくなってきます。気づけば予想以上にシフトに入れてしまい、人件費が超えていた、暇なスタッフいた、などの問題も発生します。

アルバイトのシフト管理を行う上での注意点

雇用時には書面での合意が必要

アルバイトを雇用し、働いてもらう際には手続きが必要になります。
後々のトラブルを回避するため書面を残しておくことをオススメします。
必ず書面が必要となるのは「労働条件通知書」です。

詳しい内容についてはこちらの記事を参考にしてみてください。
関連記事　＞　アルバイト採用の基本！雇用契約書・労働条件通知書って？

アルバイトには所得制限が存在する

稼ぎたいので、たくさんシフトに入れてください！というアルバイトの方、職場にもいますよね。
ただ事前に所得制限によるデメリットを伝え、納得した上で働いてもらうようにしましょう。

簡単に説明すると、アルバイトで稼いだ所得によって税制上の優遇がなくなり、
想定していたよりも所得が減ってしまう状況になりかねません。

詳しい内容についてはこちらの記事を参考にしてみてください。
関連記事　＞　店長も知っておくべき！アルバイト所得制限　103万円？130万円？違いは？

アルバイトのシフト管理が上手くいくポイント

アルバイトのシフト管理をするときの課題や注意点について解説しましたが、
ここでは少しでも上手にシフト管理ができるようになるポイントについてご紹介します！
関連記事　＞　シフト管理の課題と管理方法、手順や効率化のコツとは？

アルバイトと良い関係を築いておく

シフト希望を出してもらうだけではなく、急なシフト変更をお願いしたり、多めにシフトを出してもらうこと等、シフト管理はアルバイトの協力関係なしには成り立ちません。

お店の都合だけでシフトを組んでしまうことは極力さけながら、どうしても急な変更が必要な場合はアルバイトスタッフにフォローを入れ、関係性を築けるような努力を日頃からしておきましょう。

アルバイトの教育を怠らない

忙しいからと言ってアルバイトの教育をおろそかにしていませんか？
突然の欠勤やアルバイトの退職は日常的に起こります。新人や教育が行きどといていないアルバイトばかりではシフトに入れられるアルバイトは限られてきます。いろいろな仕事や役割ができるアルバイトを育てて、アルバイトの層を厚くすることで予期せぬ事態にも対応できるお店づくりに繋がります。

シフト管理システムなどのツールを導入する

アルバイトとの関係性が良く、しっかりと教育をしても突然シフト管理が楽になることはありません。
なかなかシフト作成が楽にならないと感じている場合はシフト管理システムなどの導入を検討してみましょう。

などの、シフト管理者だけではなくアルバイトスタッフにとってもメリットがあります。

シフト管理システムを選ぶときの3つのコツ

シフト管理システムはたくさんありますが、どのようなポイントを見て選べばいいのでしょうか？
ここでは3つ簡単にご紹介します。

自店舗の運営にあっているか

自店舗のシフト管理にあった機能があるかどうかは確認するようにしましょう。
例えばエクセルで管理しているときに入力していた人件費の計算やアルバイトスタッフの役割や能力が可視化されているか、など「運営に必要な最低限」の機能がない場合は他のシステムを探すようにしましょう。

スタッフはスマートフォンからシフト表を閲覧できるか

ほとんどのアルバイトスタッフがスマホを持っています。スマホからシフトが出せるかどうか、シフト表が見れるかどうか、などアルバイトスタッフ側の作業がすべてスマホで完結するかどうかはシフト管理システムが職場に定着するかどうかに関わってきます。

労務に関するアラートは付いているか

シフト管理の際には、労働基準法を守れているかどうかに気をつけなければなりません。 週40時間や1日8時間など基本的なルールから外国人留学生の週28時間など、働かせすぎの場合にアラートが出るかどうかは確認するようにしましょう。

アルバイトのシフト管理が効率化できるシフト管理システム

アルバイトのシフト管理は考えることが非常に多く時間もかかります。
少しでも店舗運営に負担を減らし、本来注力したい業務に時間を使いたいですよね。
そこでシフト表を自動で作成でき、大幅に効率化できるSync Upというツールをご紹介します！

スマートフォンから出した希望シフトが自動反映

アルバイトスタッフはスマホから「いつでもどこでも」自分が出勤できるシフトを提出することができます。集まったシフトはシフト表に自動で反映されるため、わざわざエクセルに転記して、という手間が削減され、ミスもなくなります。

シフト作成にかかる時間が大幅に削減される

シフトの時間調整が入った場合も画面上から簡単に修正可能です。「時間を削る」「日程を調整する」だけでシフト表が完成するので、大幅に工数を減らし短時間で作成が可能です。シフト表もシンプルで色分けされた見やすいレイアウト。作成頻度も自由に変更可能なので、短いスパンで細かいシフト管理にも対応可能です。

人が足りない日も簡単に募集できる

シフト表を作った後に急な欠勤やシフトに穴が空くことはよく起こります。
そのときも「9月20日の16時から2名」と日時と人数を指定するだけで簡単に人を募集できます。
アルバイトスタッフのスマホにも通知が届くため、電話やLINEで連絡する手間がなくなります。