グループLINEはいつも「既読スルー」消極的なスタッフを活発にさせる5つのメソッド

 執筆: Sync Up  更新 2020/04/20 20:02:58

今回は、店舗運営に良く活用されているグループLINEの活用方法についてのお話です。 一度に大人数に情報共有できるグループLINEはとても便利な機能です。 

しかし、実際のところ 「新しく〇〇を始めようと思うのだけど、どう思う?」と意見を求めたり、「来週の木曜日足りないので入れる人いませんか?」 とヘルプを求めても全く返信がありません。よくよく見ると「全員既読になってるじゃん!!」 なんてこともありますよね。

 または、特定の人しか返信してくれない。最初は返信が来ていたものの次第に返信が少なくなり過疎化してしまう。その裏側では店長抜きのグループLINEが立ち上がり、そっちでは盛り上がっている!なんてこともよくある話です。そうならないためにも、今回はグループLINEの性質を理解して、うまく活用していく方法をご紹介します!

※本記事は、すでにLINEでアルバイトスタッフとのやり取りを行っている企業向けの記事になります。業務でのLINE活用を推奨する記事ではありません。筆者の過去の運用経験上のオススメですので、自店舗の形態に合わせて参考にして頂けますと幸いです。

 

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神バイトの条件とは?

 

 

 この記事を読んでわかること
  • グループLINEはあくまで連絡方法の1つ!用途をはっきりとさせよう
  • 直接話す・個人LINE・グループLINEを正しく使い分けることが重要
  • グループLINEの管理はしっかりとおこなう

 

目次

 

 

グループLINEのNGポイント

 グループLINEと個人LINEは、性質が全くことなるため、活用シーンを分けていく必要があります。まずは、それぞれの活用用途を見ていきましょう。


 グループLINEの活用用途
  1,ライトなスタッフ同士のコミュニケーションツール
  2,連絡事項の共有(“?” で終わらせず、“。” で終わらせる)

 個人LINEの活用用途
  1,何かを相談したいときに送る
  2,必ず返信してほしい事項を送る

 

意見が分かれそうな相談ごと

 アルバイトのグループLINEでは、人によって意見が分かれる相談事にはあまり向きません。「折角みんなに送れるし、ディスカッションしたいんだよね」と思うかもしれませんが、アルバイトをする目的は人によって様々です。こういった話し合いがプライベートのLINEに飛んでくることを好まない人も多くいます。(正社員同士のグループLINEの場合は、”お店を良くしていきたい”という同じ目的を持っている集まりなので意見を活発に交わすことが可能です。)

 

意見を聞きたい時には個別LINEか、出勤時に直接聞こう

 また「自分の意見が周りと違ったらどうしよう。」と考えて発言できない人もいます。この場合、グループLINEで意見を求めてしまうと、普段から積極的に発言する人の意見しか聞き入れることが出来なくなってしまうリスクもあります。そのため、色々な意見を聞きたい場合は個人LINEで聞くか、お店に出勤した際に聞くようにしましょう。グループLINEでは文末に “?” がつく内容は極力送らずに、連絡事項の共有や「千葉ちゃん、お誕生日おめでとう!」などライトな日常会話から始めていくと良いでしょう。

 

ヘルプの依頼や大人数の出欠確認

 もう一つは、ヘルプの依頼や飲み会などの出欠確認にもあまり向きません。「4月30日に飲み会を開催します!皆さん出席できますか?LINEのアンケートに答えてください」。LINEのアンケート機能は勝手に集計してくれるので便利ですが、簡単に断ることが出来るため工夫をしないと出席率が低下してしまいます。お店全体での親睦を深める目的で開催したいのに、参加者が少なくては元も子もありませんよね。こういった ”絶対に参加してもらいたいこと” や ”お願いしたいこと” は出来るだけ個人LINEで交渉するようにしましょう。

個人LINEでお願いをされると、どうしても断りづらくなるのが人の心情です。人の心理を理解して、グループLINEと個人LINEをうまく使い分けていくことで、より円滑にコミュニケーションが取ることが出来るようになります。このようなケースでは、グループLINEで「飲み会を開催したいと思います!また別途個別で出欠確認しますのでLINE送らせて頂きます!」として、個別に交渉をしていくとよいでしょう。

 

“誰に”対して質問しているのか?明確に!

 グループLINEで “?” を付けないと言いましたが、どうしても意見を求めたいときは、誰に対してのメッセージなのかを明確にしていきます。”@メンション” を付けて質問をするようにしましょう。ただし、何でも”@メンション”をつければグループLINEで質問して良いというわけではありません。主にこの機能を使うシーンは、全体の意見を意図的に自分の考えている方向に推進したいときにオススメです。

 

例えば、「@Sotaro Takeshita みんなからも意見が出てた内容だけど、来月から業務オペレーションの効率化を図りたく、営業時間中に行っているバックヤード整理の仕事を、朝15分早く出勤して朝業務に組み込んでいきたいと思うのだけど、どうだろう?」と全体共有しながら竹下さん単体に質問を投げかけます。


 内容にもよりますが、トップダウンで落としてしまうと衝突が起きるようなことは、一度全員が見ているグループLINEで誰かに意見を求めて同意を得てから進めるテクニックです。この場合、質問を投げる相手は、“自分の意見に賛同してもらえる” かつ “店舗内での影響力が高い人物” に意見を求めると良いでしょう。その後相手から返信が来た後には、「@Sotaro Takeshita ありがとう!参考になります。他の皆さんはどうでしょうか?」といった流れで進めていくと全体の意見を聞きながらも、比較的自分の考えている方向に話をまとめていくことができます。

 

 

アルバイトリーダーとの関係が店舗運営のカギを握る

 アルバイト人数が10人程度の規模を超えてくるお店では、長く働いているアルバイトが中心人物的な役割を担うケースがよくあります。いわゆるアルバイトリーダーです。店舗運営で欠かせないのが、この “アルバイトリーダーとのリレーション構築” です。


彼らは、同じアルバイトという立場上、店長よりも他のスタッフと近い距離にいるため、アルバイト側の様々な情報を持っています。また求心力がある人物の場合は、このリーダーとの関係性が悪くなると、店長(会社)側の悪い噂話を他のアルバイト全体に広めてしまうケースも見受けられます。こういった事態に陥る店舗は、大多数のアルバイトを敵に回してしまうことで報告・連絡・相談が滞り、トラブルやクレームといった事態に発展してしまうことが多いです。


逆に、アルバイトリーダーとのリレーション構築に成功している店舗は、リーダーが他のスタッフの模範となり、まとめてくれることも多いため、店舗運営が円滑に進みます。そういった理由から、アルバイトリーダーは確実に抑えておくべき人物と言えるでしょう。

 

  • 相談ごとがある場合は、まずアルバイトリーダーに個別相談してみる
  • 積極的にグループLINEに“@メンション”を付けて意見を聞いてみる
  • アルバイトリーダーにも、積極的にグループLINE上で発信してもらうように促す


 まずは、何かあれば積極的に相談をしてみましょう。「芝尾くん。この新メニューってお客さんからの反応どうかな?」。最初はこのくらい小さなことからでも良いので気軽に相談してみることです。人は頼りにされると少なからず嬉しいと感じるものですし、長年働いているのであれば、そのお店についての愛着もあるでしょうから、意見を店長から求められることでモチベーションを向上させ、責任感を醸成させることができます。

 

 次に、リーダーとのリレーションが取れてきたと感じたら、先ほどご紹介した方法でグループLINEで積極的に“@メンション”を付けてやり取りをしてみましょう。「芝尾くん、この前はありがとうね!今度は芝尾くんもぜひ積極的に発信してみてよ!」。慣れてきたらこのような感じでリーダー自身にもグループLINEで発信してもらうように促しましょう。リーダーが積極的に発信することで、他のアルバイトも「グループLINE上で発言して良いんだ」という組織風土をつくることができます。

 

アルバイトの発言「既読スルー」してないですか!?

 グループLINE活用の目的は、コミュニケーションを活発化させることで風通しの良い環境を作り、アルバイトも社員も意見をしっかり出し合いながら、当事者意識を持ち良いお店を店舗をつくっていくことです。これを達成している状態としては、「店長自身が意見を出さなくても、メンバー同士がグループLINEで活発に意見交換をしている状態」です。最終的にはこの状態を目指します。この状態を達成していれば、実際の店舗の雰囲気も良く、お店全体が活気に溢れていることでしょう。



 最終ゴールを目指す上で、注意したい点は自分以外のスタッフが発信した内容です。グループLINEでは、他のメンバーも意見を求めてきたり、発言をすることがありますよね。この場合も「既読スルー」されて中途半端なところで会話が終わってしまうシーンをよく見かけます。発言した本人は折角いろいろ考えて発言したのに、スルーされてしまってはモチベーションが低下してしまいます。

 

もう二度と発言しなくなってしまうかもしれません。アルバイトが発信してくれた内容が、そのまま進行していれば特に参加する必要もないのですが、誰も発言していない場合や、中途半端に終わってしまう場合、誰が返信すればいいのか分からない空気になっている場合は、フォローに入り巻き取ってから自分で話を終わらせるように意識しましょう。



 地道な作業ですが、これを繰り返して、“一回始まった内容をしっかり終わらせること” を徹底することで、アルバイトの中で、「店舗のグループLINEに何か送れば必ず返信が返ってくるもの」という意識が生まれ、彼らの生活の一部となります。ここまで浸透させ、コミュニケーションを活発化させることに成功すれば、店舗運営における”ヒト”の課題をいくらか減らすことが出来るようになっていると思います。

 

ノート機能を活用して、グループLINEを生活インフラ化!

 LINEのトークはフロー型の情報共有になりますので、発言が増えていく度に情報が流れてしまいます。ここですぐに開けるLINEの「ノート機能」の登場です。お店の掲示板や連絡ノート替わりに活用してみましょう(会社情報や個人情報のLINE上での取り扱いには、くれぐれもお気を付けください)。ノート機能はストック型の情報共有になりますので、比較的すぐに検索することができます。主に、業務オペレーションの変更・シフトに関する連絡事項・新メニューの共有など、ライトな業務関連トピックスが良いでしょう。



 運用のポイントは、「シフト関連・メニュー関連・業務フロー関連はノートで共有する」など、先にルールを明確化し、アルバイトに共有しておくことです。また、ノートの一行目に【シフト関連】【メニュー関連】【業務フロー関連】と入れておくと、必要な時に探しやすくなるためオススメです。ノート機能を活用する目的は、業務連絡を“格納しておく場所”としてスタッフに認識させることで、グループLINEを開く回数を意図的に増やし、活用頻度を上げてスタッフに定着させることです。全アルバイトがグループLINEを開く回数が増えることで発言する機会も増えていくため、グループLINEを活用促進させやすくする効果があります

 

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まとめ:アルバイトとのリレーションを強化!強いお店をつくる

 今回は、店舗運営を円滑化させるグループLINEの活用方法についてお送りしました。LINEはあくまでコミュニケーションのひとつの手段ですので、LINEだけに頼ることなく上手に活用しながら、より良いお店づくりをしていきましょう!

    1. グループLINEと個人LINEは目的によって使い分ける
    2. 自分の考えを推進したいときは、“@メンション”をつけて特定の人に意見を求める
    3. キーマンであるアルバイトリーダーとのリレーション構築にグループLINEを活用
    4. アルバイトが発信してくれた内容は、最後までキチンと終わらせる
    5. ノート機能を有効活用して、グループLINEを生活インフラ化させる

 

 アルバイトの人数が多い場合は、上記すべて店長一人で行うのは大変かと思いますので、他の社員と協力・役割分担するなどして、出来るところから始めてみてはいかがでしょうか?

 

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