知らないとマズい！アルバイトを雇う際の3つの必要書類

この記事ではアルバイトを採用する際に必要な書類について解説します。アルバイトを採用するときは、さまざまな書類を用意しなければなりません。

思いのほかたくさんの手続きが必要になります。今回は、初めてアルバイトを採用する方にも分かりやすいように整理してご説明します。採用が決まった後に行うことは、大きく2つの作業が必要になります。

　・ スムーズに終わらせられるよう、手続き前日に必要な書類は用意しておくこと
　・ アルバイト側にも必要書類を当日までに準備してもらうこと

では、こちら側で用意する書類とは、一体どのような種類があるのでしょうか？

1. 1. 法律上必要な書類
   2. 税金関係、社会保険関係で必要な書類
   3. 法律上の決まりはないが必要な書類

主にこの3つの書類に分けることができますので、詳しく説明していきます。

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目次

• 1. 法律上必須な書類
  • 実は少ない法律上必要な書類
    • マイナンバー
    • 労働条件通知書
• 2. 税金関係・社会保険で必要な書類
  • a. 税金関連の必要書類
    • a-1. 源泉徴収票
    • a-2. 扶養控除等申告書
  • b. 社会保険関係の必要書類
    • b-1. 雇用保険の必要書類
    • b-2. 社会保険の必要書類
  • c. その他の書類
• 3. 法律上の必要はないが必要な書類
  • 雇用契約書
  • （入社）誓約書
  • 給与振替口座の登録申請書
  • 免許・資格を証明する書類
  • 身元保証書
  • 交通費・通勤経路などの申請書
  • 住民票記載事項証書
  • 健康診断書
• まとめ：アルバイトを採用するときに必要な書類は？

1. 法律上必須な書類

実は少ない法律上必要な書類

実は法律上必ず必要とされる書類はごくわずかです。それらの書類を以下で紹介します。

マイナンバー

雇用者が被雇用者と家族のマイナンバーを記載した書類を税務署に提出する必要があるので、従業員から取得する必要があります。従業員のマイナンバーは重要な個人情報であるため、情報流出の防止や管理の徹底が企業に求められます。

労働条件通知書

書面で交付しないと違法となりますので注意しましょう。必ず明示し相手に確認してもらう必要があります。2019年４月からは条件付きで電子交付も可能となりましたので、合わせてご説明します。

労働条件通知書とは、「企業から従業員へ交付する書面」のことです。こちらは雇用契約書（後ほど説明）を交付する際に「雇用契約書 兼 労働条件通知書」として、2つの書面を兼ねることも可能です。

関連記事　＞　アルバイト採用の基本！雇用契約書・労働条件通知書って？

※電子交付について：「労働者が希望し、受信者を特定できる送付方法で送ること。また、労働者が書面に印刷できること」が条件となります。この条件をすべて満たしている場合のみ、電子交付（FAXまたは電子メール）が可能となっています。

2. 税金関係・社会保険で必要な書類

　アルバイト雇用した方の勤務時間や出勤日数は、人によって様々です。アルバイトは、多様な働き方がある分、厚生年金・健康保険・雇用保険など社会保険に加入対象か否かについても、人により異なります。

また、扶養範囲内で働きたい方の場合には、事業主は税務・社会保険上、手続きが必要です。 実際、必要な書類は雇用条件に応じて異なり、手続きに漏れがないよう必要書類をチェックして提出してもらいましょう。必要となる書類には以下の3点があります。

1. 1. 税金関係の必要書類
   2. 社会保険関連の必要書類
   3. その他の書類

それでは、それぞれについて詳しくみていきましょう、

a. 税金関係の必要書類

a-1. 源泉徴収票

採用したアルバイトが入社年に別の会社に勤務していた実績がある場合、年末調整の際に以前の会社から交付された「源泉徴収票」が必要になります。年末になってから提出を求めるのではなく、入社時に源泉徴収票を事前に受け取っておくことで、年末になって慌てずに済みます。

また、従業員が前の会社を退職した場合、その会社は1ヶ月以内に源泉徴収票の交付を行いますが、源泉徴収票を受け取っていない場合には、アルバイトの方に交付を依頼するよう伝えましょう。

a-2. 扶養控除等申告書

年末調整に際には「扶養控除等申告書」も必要です。扶養控除等申告書も入社時に記入してもらい、提出してもらうと良いでしょう。

b. 社会保険関係の必要書類

b-1. 雇用保険の必要書類

「1週間の所定労働時間が20時間以上」など、一定の要件を満たすアルバイトは雇用保険への加入が必要になります。加入手続きはハローワークで行いますが、その際に「雇用保険被保険者番号」と「マイナンバー」が必要です。

＃アルバイトが「雇用保険」に加入する必要がある場合

• • 31日以上雇用期間がある
  • 週所定労働時間が20時間以上

b-2. 社会保険の必要書類

健康保険・厚生年金など社会保険も、「1週間の所定労働時間・1ヶ月の所定労働日数が一般社員の4分の3以上」などの要件を満たす場合に加入が必要です。健康保険や厚生年金の加入手続きは、主に年金事務所で行い、「基礎年金番号」と「マイナンバー（個人番号）」が必要になります。

＃アルバイトが「健康保険」「厚生年金」に加入する必要がある場合

• • 週所定労働時間が20時間以上
  • 月額賃金8.8万円以上
  • 勤務期間1年以上見込み
  • 学生は除外
  • 従業員規模501人以上の企業

※500人以下の場合も国・地方公共団体は適用、民間企業は労使合意の元可能。
※500人以下の会社でも、１日または１週の所定労働時間が正社員の4分の3（30時間が目安とされます）なら「厚生年金」加入の必要があります。

c. その他書類

　雇用した人に被扶養者がいる場合、「健康保険被扶養者異動届」や「国民年金第3号被保険者該当（種別変更）届」が必要になる場合があります。

3. 法律上の決まりはないが必要な書類

　法律上、作成・提出の必要はありませんが、アルバイトを雇用する際には、次のような書類を提出することが一般的に多いです。

一般的に提出することが多い書類

• • 雇用契約書
  • 誓約書
  • 給与振替口座の登録申請書
  • 免許・資格を証明する書類
  • 身元保証書
  • 交通費・通勤経路などの申請書
  • 住民票記載事項証書
  • 健康診断書

では、なぜ法律で定められていないのに、提出が必要なのか？それぞれの書類の「特徴」と「従業員に提出してもらうべき理由」を確認しておきましょう。

雇用契約書

　雇用契約書には労働契約期間や勤務終始時刻など労働に関する条件が記載されており、事業主・従業員の双方が同意した上で、捺印・署名を行います。こちらは労働条件通知書とは異なり必ず必要というわけではありませんが、「労働条件に同意して契約を結んだ」という証拠を残すことができるため、「雇用契約書 兼 労働条件通知書」として、労働条件通知書と雇用契約書を兼ねる企業もあります。

 雇用契約書 兼 労働条件通知書 とする場合

労働条件通知書に記載する必要事項に加えて、下記項目などを盛り込みます。

• • 災害補償及び業務外の傷病扶助
  • 秘密保持義務
  • 社会保険等の加入
  • 福利厚生

改ざんやトラブルを防ぐために雇用契約書を2部作成し、雇用主である企業と従業員との双方で保管するようにしましょう。

また、雇用契約書には、雇用主・従業員双方の署名と捺印が必要です。そのため、忘れずに印鑑を持参してもらうように伝えてスムーズに契約できるようにしておきましょう。事前に郵送で署名・捺印をした契約書を提出してもらうことも可能です。

（入社）誓約書

　就業規則を守ることに同意してもらうことが目的の書類です。従業員とトラブルになった際に、「就業規則に同意がしていないから何をしても良い」と解釈されることを防止します。入社する際は、会社の決まり事を守ることに、書面で同意してもらいましょう。

給与振替口座の登録申請書

　多くの企業が、給与支払いは銀行振り込みを採用しています。どの銀行口座に給与を振り込むかを確認することが目的です。給与の振り込みをする金融機関を指定している場合、会社指定の銀行口座をもっていないこともあります。その際は事前に口座有無を確認し、開設が必要な場合には給与振込日までに口座開設が間に合うよう依頼しておきましょう。

免許・資格を証明する書類

　特定の資格を保有していることが採用条件となっている場合は、「該当する免許や資格を保有している」ということを証明する書類を提出してもらいましょう。

証明する書面としては、資格証のコピーが証明する書類に該当します。 書類の提出を求めることで、無資格者を採用してしまう危険性を排除できます。また、まれに学歴を詐称してアルバイトに応募する人もいます。必要に応じて学歴証明書の提出を求めてもよいでしょう。

身元保証書

　何かトラブルがあった場合、誰に連絡をすればいいのかを把握するためにも必要な書類です。身元保証書も誓約書と同様に、決まった書式はありません。一般的な内容は下記になります。

• • 本人の住所・氏名
  • 身元保証人の住所・氏名
  • 保証期間の記載（一般的には作成日を起算日として5年）

交通費・通勤経路などの申請書

　交通費の支払うためには、通勤額・通勤経路を記した申請書が必要です。ただし、交通費の支給が契約条件に入っていない場合は、通勤額・通勤経路の申請書は不要です。また、自宅が近い場合や、徒歩・自転車で通勤する場合も不要です。しかし、申請書が不要な場合であっても、何かあった時のためにアルバイトの方の住所を把握しておきたい場合には、自宅から事業所までの簡単な地図を書いてもらうとよいでしょう。

住民票記載事項証書

　住所地を確認するために、住民票・戸籍謄本の提出を求めるのが一般的です。ただし、住民票・戸籍謄本には本籍地の記載があり、同和問題などの差別問題になっていることから、「従業員の採用にあたっては、本籍地の記載を求めないように」という行政指導がなされています。そのため、住民票の提出を求める場合には、本籍地の記載がない「住民票記載事項証明書」を提出してもらいましょう。

健康診断書

　最近では、従業員の健康を担保するという意味で、医師による健康診断書の提出を求める企業も増えています。 医師による診断で異常がないことが採用条件でない場合でも、持病などを把握しておくことで、有事の際に迅速な処置をすることが可能です。また持病がある方には、常時服用している薬、かかりつけ医の病院名や連絡先を記載してもらうとよいでしょう。

まとめ：アルバイトを採用するときに必要な書類とは？

アルバイト採用時に必要な書類には、大きく３つの種類がありましたね。

1. 1.  法律上必要な書類
   2. 税金関係、社会保険関係で必要な書類
   3. 法律上の決まりはないが必要な書類

法律上必要でない場合でも、雇用の際には必ず提出してもらわないと、後々困る書類があります。
アルバイトを採用する際は、手続きが煩雑でお互いが用意する必要書類もたくさんありますが、今回は「基本のキ」をご紹介しましのたで、ぜひ参考にしてください。

また社会保険制度についても、雇う側が「知っておくべきこと」として勉強する必要があります。法律改正で見直されることもありますので、厚生労働省のサイトをチェックするなど、こまめに情報収集しておきましょう。