簡単にできる！見やすいシフト表作成のポイントをご紹介！

飲食店、小売点などにおいてシフト表は一日の作戦ボードです。一日の戦略なので、誰が見てもわかる、すぐ動ける形でないと意味がありません。

実際に弊社(パーソルイノベーション株式会社)が行った調査では、シフト作成の抱える課題の中で、『シフト作成の手間』は第１位でした。
本調査の概要は以下の通りです。
・調査目的：「店舗運営業務の担当者」が感じている業務の難点を調査すること
・調査期間：2022/07/13～
・調査対象：飲食業・サービス業で働いている正社員20～50代
・調査方法：インターネットリサーチ


シフト管理に対して抱えている課題を調べると、以下のようなランキングが得られました。


【シフト管理に対して抱えている課題ランキング】
1位：シフト作成の手間が大きい（22％）
2位：要望調整が大変（20％）
3位：人手が不足している（14％）
3位：シフトの急な変更がある（14％）
5位：各従業員の休憩管理が大変（8％）


また、一方で、ホットペッパーグルメ外食総研が発表している「飲食店経営者のDXに対する興味・関心と導入状況・効果の調査」を見てみましょう。
当調査では、「18歳以上の飲食店経営者」を対象として、デジタルツールの導入状況や、効果実感について調べています。


【各デジタルツールの導入効果実感】
1位：シフト・勤怠管理
2位：人材系の管理
3位：人事労務
4位：従業員の教育
5位：売上・経費
6位：仕入れ

（出典：飲食店経営者のDX（※3）に対する興味・関心と導入状況・効果の調査（2022年3月実施） (recruit.co.jp)）


2つの調査結果をふまえると、シフト管理関連のデジタルツールの導入は現場・経営ともにメリットを享受しやすいと言えます。
シフト管理関連のデジタルツールは、現場の工数削減はもちろん「経営数値管理強化」「人手不足の解消」など幅広く重要な経営効果もたらします。

ぜひ、シフト作成システムの導入も検討してみてください。

今回は、簡単かつ見やすいシフト表作成のポイントをご紹介していきます。

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目次

• 見にくいシフト表はトラブルの元
• 自店舗のシフト表が見にくいときのチェック項目
  • 文字が読みづらい
  • 時間管理がしづらい
  • スタッフが自分のシフトを見つけづらい
• 見やすいシフト表の作成方法
  • 配置をわかりやすくする
  • 使う色は２色までにする
  • 役割やスキルごとにまとめる
• ミスを減らすワンポイントアドバイス
  • 条件付き書式を活用する
  • データの入力規則を使う
  • 関数を使う
• 見やすいシフト表を効率的に作る方法
  • 見やすい・使いやすい画面設計
  • 人件費が自動で計算できる
• まとめ

見にくいシフト表はトラブルの元

シフト表がわかりづらかった場合、アルバイトスタッフとの認識齟齬やトラブルや修正が発生したりなど、シフト管理者側の無駄な手間がかかり、注力すべき店舗運営に支障をきたしてしまうリスクが高くなります。そのため、トラブル防止のために見やすく、分かりやすいシフト表が必要になります。

関連記事　＞　シフト管理の課題と管理方法、手順や効率化のコツとは？

自店舗のシフト表が見にくいときのチェック項目

現在のシフト表を確認し、見づらい点を確認していきましょう。
見にくいシフト表によくあるのは以下のような特徴があるのでチェックしてみましょう。

文字が読みづらい

• 手書きのため読み解けない
• 色々な内容が書き込まれてしまっている

時間管理がしづらい

• 時間枠がバラバラかつ合計勤務時間が出ていない
• 休憩時間が記載されていない

スタッフが自分のシフトを見つけづらい

• 職種が混在している
• 絞って確認することができない

見やすいシフト表の作成方法

配置をわかりやすくする

どこに何が書いてあるのかがわかりづらいと探す手間が増え、
店長に随時確認しないと分からない、など無駄な作業が増えてしまいトラブルに繋がります。
ポジション、名前、時間などがわかりやすい・見えやすいように配置を心がけましょう。

使う色は2色までにする

なるべくカラーは２色までなど絞って設定することをおすすめします。
スタッフの名前、勤務時間、休憩、配置など管理する項目は多く、
それぞれに色をつけてしまいたくなりますが、結果見づらくなってしまうという悪循環があります。
メインカラーとアクセントカラーと2色を使うように意識しましょう。

役割やスキルごとにまとめる

グループ化することで効率的にシフト表作成を進められ、とても見やすいシフト表になります。
スタッフも自身のシフトを見つけやすくなり、トラブルが減るでしょう。
例えば、ポジションでまとめ、そのポジションに紐づくスタッフの名前、
時間をまとめていくと誰がどこを見るべきかが一目瞭然です。

ミスを減らすワンポイントアドバイス

条件付き書式を活用する

条件付き書式とは、指定した範囲に対して条件を決め、その条件を満たしたセルに対して定めた書式を
反映させるものです。
例えば、シフトに入る時間帯にチェックをすると指定した色が付くような設定をすると、
スタッフごとのシフト時間枠を分かりやすく表示させることができるようになります。

データの入力規則を使う

一つ一つの項目を手入力しているとシフト表作成の際にミスが起こりやすくなります。
事前にデータ入力規則を設定しておくことでそのようなミスを減らすことができます。

関数を使う

スタッフのシフト合計時間や月間の総労働数などを集計するのに便利なものがエクセルの関数です。
事前に関数を入力しておくことで、あらゆるデータを自動計算してくれるため、
シフト作成の業務負担が大きく軽減されます。役立つ関数を2つご紹介します。

1.「COUNTA関数」を使ってシフト合計人数を計算
日毎のシフトインしたスタッフの人数を計算しておくことで、計画シフトとの乖離をすぐに確認することができるようになります。

2.「SUM関数」を使ってシフト合計人時を計算
日毎のシフト時間を自動で計算しておくことで、労務周りの管理にも役立ちます。

見やすいシフト表を効率的に作る方法

これまでご紹介したように、きれいな配置やカラー、規則性の設定などエクセルを駆使して作るときれいで見やすいシフト表が作れます。しかし、便利な反面慣れていないと作るのに時間と手間がかかってしまうのも実態です。１つ行や列を間違えてしまうだけで計算ロジックが合わなくなったりと人的ミスも発生しやすいです。そこで、簡単かつきれいで、正確なシフト作成ツールSync Upをご紹介します。

見やすい・使いやすい画面設計

シフトを作成し、調整する流れはとてもシンプルに作ってあるため、誰がみても欲しい情報を確認することができるようになっています。
また、スタッフは自身のアプリ画面からいつ何時にシフトインすればよいかすぐに確認ができるため、コミュニケーションロスも削減されます。

人件費が自動で計算できる

スタッフの労働時間数はもちろんのこと、人件費も自動で計算されます。
シフトの入りすぎや、不足分の確認もしやすくなります。
利益を出すための人件費の削減・最適化はシフト管理の重要なポイントの一つになるため、
自動で計算してくれることで大幅にシフト作成の時間を短縮することができます。

まとめ

店舗運営の利益を左右するシフト作成ですが、見やすく、分かりやすく便利なものを一から作ろうとしても、どうしても時間はかかってしまいます。シフト作成にかかりすぎて、マーケティングやアルバイトスタッフの教育、新メニューの開発などの業務をおろそなにしてしまってはもったいないです。

Sync Upではシフトの希望収集、作成、調整の一連の作業が一括で行えるシステムです。
人件費の削減・最適化、業務効率化にお悩みの方はぜひご検討ください！