なぜシフトが埋まらない？よくある問題と解決策について解説

売上から必要な人数を計算し計画を立て、シフトを作ってみたものの「またシフトが埋まらない」ということはよくあるのではないでしょうか。

シフトが埋まらないと当日の店舗運営に影響が出たり、追加で出勤をお願いする等、どんどんトラブルや手間がかかる原因になってしまいます。

この記事ではシフトが埋まらないときの問題点やシフトを埋めるための取り組み、手間なくシフトを作成する方法をご紹介します。

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繁忙期は特にシフトが埋まりづらい

土日や長期休暇など、サービス業が忙しくなる曜日や期間は特にシフトが埋まりづらくなります。

アルバイトにとっては友達や家族との予定は土日や長期休暇に組みたいですし、わざわざ忙しい期間に入りたくないと思うかもしれません。ただ売上が確保できる土日や長期休暇にシフトが埋まっていないと店舗運営にも支障が出てしまいますよね。

シフトが埋まらないときのよくある問題

なぜシフトが埋まらないのでしょうか。よくある問題をいくつかまとめてみました。

スタッフの人数不足や属性が偏っている

1週間の営業を平均して、店舗運営には10名のスタッフが必要にも関わらず在籍人数が15名等、そもそも採用している人数が少ない場合です。フリーターや主婦が多い職場だと出勤してくる日が決まっている傾向があるためさほど問題はありませんが、予定が変わりやすい学生の比率が高い場合は要注意です。

他店舗とのヘルプが活用できていない

複数店舗を展開している場合、売上の差や在籍しているアルバイトの属性によって「シフトが埋まりやすい店舗」と「シフトが埋まりにくい店舗」の差がでてきます。シフトが埋まらないときは、他の店舗からヘルプを調整して埋められればいいですが、そもそもヘルプの仕組みがなかったり、仕組みがあっても店舗同士の協力関係がなく機能していないことがあります。

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店長とスタッフの関係性が良くない

店長はその店の責任者です。普段から店長とスタッフの間で関係性が良くない場合は、シフト提出の締め切りが守られなかったり、「追加でシフトに入ってほしい」というシフトの調整のときにスタッフが協力してくれなかったりと様々な問題の元となります。

シフトを埋めるために取り組みたいこと

シフトが埋まらない理由を解説しましたが、具体的にどのように対策すればいいのでしょうか。

様々なスタッフを余裕を持って採用する

主婦だけ、学生だけ等、特定の属性が偏っている場合は、行事が重なりシフトが埋まらないことがあります。そのようなことが起こらないように、採用するアルバイトは学生や主婦、フリーター等、幅広い層を余裕を持って採用するようにしましょう。

他店舗からのヘルプを活用する

まだ他店舗からのヘルプが活用できていない方はヘルプを活用できないか見直してみましょう。お店独自のルールがないか、ヘルプにきたスタッフの受け入れ体制は万全か、ヘルプの調整に煩雑な手続きがないか等、ヘルプを調整するときに妨げとなっていることはないかどうか確認してみましょう。

シフト作成の頻度を見直してみる

低頻度のシフト作成はシフトが埋まりにくい原因の一つです。
実際パーソルイノベーションの調査が600名におこなった調査では、

と、低頻度のシフト作成が理由で働きたい時間との乖離が生まれていることが分かりました。

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日頃から関係性を築いておく

丁寧に計画を立ててシフトを作成しても突発的にシフトに穴が空くことはあります。
そのときスタッフに追加でシフトに入ってもらうことや他の店舗にヘルプに行ってもらうことをお願いしやすいように日頃からスタッフと関係性を築いておくことを忘れないようにしましょう。

どうしてもシフトが埋まらないときの対処

様々なスタッフを採用し、日頃からのコミュニケーションも取っており、ヘルプも活用したものの、「どうしてもシフトが埋まらない」ということは必ず発生します。当然ですが、人が足りないまま当日を迎えるわけにはいきませんよね。そんな時に活用したいのが「スキマバイトサービス」です。
企業側は1日・数時間単位で求人を掲載できすることができるサービスです。

カンタンにシフト管理を行うためには

様々な問題とその問題を解決するための取り組みをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

シフトが埋まらないときの原因はいろいろありますので、何が原因なのか明確にした上で採用対象の変更や他店舗からのヘルプの仕組みを整備したり、スタッフとの関係性を深める等の対策を練りましょう。

シフト管理サービス「Sync Up」では、シフトの収集や作成が楽になるだけではなく、他店舗からのカンタンにヘルプ募集ができ、大幅にシフト管理の工数を削減することができます。また注意の必要な人件費や労働時間の管理も自動化しているため、コンプライアンス違反に繋がるようなトラブルを未然に防ぐことができます。