シフト希望を集めてから作成までに気をつけること

シフトを作成は毎月やらなければいけない仕事なので、店長の仕事の中でも特に大変だと感じる人が多い業務の1つです。ただ希望を集めて作れば良いというわけではないのが難しいところ。

実際に弊社(パーソルイノベーション株式会社)が行った調査では、シフト作成の抱える課題の中で、『シフト作成の手間』は第１位でした。
本調査の概要は以下の通りです。
・調査目的：「店舗運営業務の担当者」が感じている業務の難点を調査すること
・調査期間：2022/07/13～
・調査対象：飲食業・サービス業で働いている正社員20～50代
・調査方法：インターネットリサーチ


シフト管理に対して抱えている課題を調べると、以下のようなランキングが得られました。


【シフト管理に対して抱えている課題ランキング】
1位：シフト作成の手間が大きい（22％）
2位：要望調整が大変（20％）
3位：人手が不足している（14％）
3位：シフトの急な変更がある（14％）
5位：各従業員の休憩管理が大変（8％）


また、一方で、ホットペッパーグルメ外食総研が発表している「飲食店経営者のDXに対する興味・関心と導入状況・効果の調査」を見てみましょう。
当調査では、「18歳以上の飲食店経営者」を対象として、デジタルツールの導入状況や、効果実感について調べています。


【各デジタルツールの導入効果実感】
1位：シフト・勤怠管理
2位：人材系の管理
3位：人事労務
4位：従業員の教育
5位：売上・経費
6位：仕入れ

（出典：飲食店経営者のDX（※3）に対する興味・関心と導入状況・効果の調査（2022年3月実施） (recruit.co.jp)）


2つの調査結果をふまえると、シフト管理関連のデジタルツールの導入は現場・経営ともにメリットを享受しやすいと言えます。
シフト管理関連のデジタルツールは、現場の工数削減はもちろん「経営数値管理強化」「人手不足の解消」など幅広く重要な経営効果もたらします。

シフト作成のためにデジタルツールの導入もぜひ検討してみてください。

今回は、シフト希望を集めるところから作成する際に知っておきたいポイントについてご紹介します。

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目次

• シフト希望を集める前に考えること
  • アルバイトスタッフは何人必要か
  • どういうアルバイトスタッフが必要か
  • 人件費は適切か
• シフト希望を集めるときの注意点
  • 協力してもらえる関係性をアルバイトスタッフと築いておく
  • スケジュールに余裕をもって集める
  • シフト管理を一元管理しておく
• シフト作成時に気をつけること
  • アルバイトスタッフの希望がどれくらい叶っているか
  • シフト表の公開が遅すぎるとやる気が低下
• シフト管理のお困りならSync Upで解決
  • シフト管理の工数削減
  • アルバイトスタッフの稼働向上
  • スタッフ満足度向上

シフト希望を集める前に考えること

　シフト希望を集める前に考えなければいけないことがあります。まずは、どのような点を考えてシフト希望を集めるべきなのかという点から見ていくことにしましょう。

アルバイトスタッフは何人必要か

　シフトを決める時に、アルバイトスタッフが何人必要なのかを知っておく必要があります。時間帯や曜日によって必要な人数は変わりますし、アルバイト先の業種によっては季節によっても必要な人数は変わってきます。早番や遅番などがある三交代制の職場であれば、どの時間帯に多く配置すれば良いかも変わってくるでしょう。

飲食や小売などの場合は、土日や祝日の客入りが多くなります。そのため、土日や祝日は平日よりも多くのスタッフを配置する必要があると考えられるでしょう。それだけではなく、仕入れなどいくつもの業務が重なりやすい曜日も人を増やせるようなシフトを考えると言った工夫が必要になります。

どういうアルバイトスタッフが必要か

　シフトを組む時に、どういうアルバイトスタッフが必要かということも考えなければいけません。最近求人募集をし、面接を受けて入ってきたばかりの新人や経験が短いスタッフだけが固まってしまうと、急なトラブルに見舞われた時に対応できない可能性があります。そのため、スタッフのシフト希望だけではなく経験や責任の有無なども考慮したシフト表を作る必要があるのです。

万が一トラブルが発生してしまった場合でも対応できるように、少なくとも1人は正社員やバイトリーダー経験のあるベテランの従業員を含めることが大切なポイントになります。忙しい時間帯にはできるだけベテランスタッフを配置し、客足が途絶えやすい時間帯に新人スタッフを配置するといった工夫をすれば、新人教育もしやすくなります。そのような工夫によってスタッフ全体の接客クオリティが高まり、店舗の印象が良くなる可能性があるでしょう。

人件費は適切か

　シフトを考えるなら、人件費のこともしっかりと頭に入れておくようにしましょう。希望を優先したシフト表を作ってしまうと、同じ時間帯に必要以上のスタッフが入っているといった状況になってしまいます。そうなると、人件費がかさんでしまうのです。

人件費がかさむと、売上予算とのバランスが崩れてしまう可能性があるので要注意です。そのため、シフトを組む時には売上予算がどのくらいになるのかを想定し、1日当たりの人件費がどのくらいになるのか考えなければいけません。コスト管理を踏まえたシフト表の作成ができれば、シフト管理者としての働きは十分だと言えます。

シフト希望を集めるときの注意点

　シフトは、それぞれのスケジュールに合わせられるのが一番ですが、必ずしも沿えない場合もあります。シフトが希望通りにならない場合も含め、理解してもらわなければいけません。そこで続いては、シフト希望を集める時に注意したいポイントについて見ていきましょう。

協力してもらえる関係性をアルバイトスタッフと築いておく

　シフト制を採用している職場では、「希望休みの日数は1ヶ月に3日まで」などの決まりがあることがあります。それでもルールを無視して何日も希望休みを出したり、シフトが完成する頃になって変更したいと言い出したりする人はいるものです。スタッフに協力してもらうためには、お互いに協力できるような関係を築いておくことが重要になります。

どちらかの都合だけで動こうとしてしまうと、片方にとって大きな負担になってしまいます。そうなることを防ぐためにも、スタッフとの間に協力し合えるような関係性を築いておくことがとても大切になるのです。そのためには、スタッフの希望をある程度汲み取り、お互いに働きやすいと感じられるようなシフト表を作成する必要があります。こうすることで、急な体調不良で休む人が出た場合にも、出勤してもらえるよう要望が出しやすくもなるでしょう。

スケジュールに余裕を持って集める

　休みたい日や出勤可能な日は人によって異なりますし、毎月特定の日に休むとも限りません。そのため、シフト希望を集めてからシフトを作成することになります。シフト希望を集めてからシフトを作成するとなると月末ぎりぎりになってしまうという職場もあるでしょう。

確かにシフト作成は簡単ではないため、時間がかかってしまうのも分かります。しかし、シフト表の発表がぎりぎりになってしまうと、翌月の休みが分からずにスタッフに迷惑がかかってしまいます。もしもシフト作成のための1週間くらい時間がかかるという場合は、10日～2週間前を目途の希望休や出勤希望を出してもらうようにしましょう。そうすれば、ぎりぎりにシフトが出ることもなくなるため、お互いに安心できます。

また早めに翌月のシフトが分かれば、シフト変更の交渉などのスケジュール調整もしやすくなるというメリットもあります。シフトの代わりを見つけてお願いや連絡する時間に余裕があれば、スタッフも焦らずに済むでしょう。

シフト希望を一元管理しておく

　シフト希望の管理は、一元化しておくことをおすすめします。シフト管理ができるアプリなども増えているため、それらを上手に活用すれば無理のないシフトを作成しやすくなります。スマートフォンアプリを使って休み希望を出せるものもあるため、どれが一番使いやすいか検討してみるのも良いでしょう。アプリを活用すれば、スタッフは休日に希望の申請をしたり、シフトの確認をしたりする必要もなくなります。

また、口頭や手書きでは上手に伝わらないことや記入漏れがある可能性も高くなります。それに対して、アプリなどを使って一元化できれば正確なシフトを作成できるだけではなく、シフト管理者の負担も少なくなるのです。その他にもメールを使って希望日を集計するという方法もあるので、やりやすい方法を見つけてみてください。

シフト作成時に気をつけること

　シフトの希望を集めたら、シフト作成に取り掛かります。希望を集める際にもいくつか注意点がありますが、作成時にも注意しなければいけないポイントがあります。最後に、シフト作成時に気をつけることにはどのような点があるのか見ていきましょう。

アルバイトスタッフの希望がどれくらい叶っているか

　スタッフは複数いるため、連休が欲しい人、飛び石で休みがあった方が良い人、土日は働きたいけど平日は休みたい、22時までしか働けないという人など様々です。また、この日は早番が良いとか遅番が良いといった希望を出す人もいます。子育てをしている人であれば自分の予定ではなく子どもの送迎などがある都合で、特定の時間帯しか勤務できないという人もいるでしょう。そのような要望がある中で、公平なシフト表を作らなければいけません。

例えば、3人の人が「今月は土日に予定が色々あるからできるだけ休みを多くしてほしい」と言ってきたとしましょう。3人の希望を全て叶えようとすると土日の人手が足りなくなってしまいます。
そのため、2人は土日の休みを多くできたけど、残り1人はほとんど平日休みになってしまう可能性も高いです。しかしそれでは、公平なシフトとは言えません。数人ではなく数十人規模の職場でシフトを作成する場合もあります。

スタッフが多くなればなるほど勤務希望も増え、シフトを作ることはむずかしくなってしまいます。
そんな中でもできるだけ希望日を休みにできるような工夫が必要になってきます。どうしても休み希望が重なってしまった場合は、本人同士で話し合って決めてもらっても良いでしょう。

シフト表の公開が遅すぎるとやる気が低下

　シフトの作成は時間がかかってしまうため、月末ぎりぎりになってしまうケースも少なくありません。シフトの公開が遅くなってしまうと、翌月の予定を立てられないなどの不満が募ります。それが続いてしまうと、従業員のやる気低下につながってしまうのです。

パーソルイノベーションの調査でもアルバイト先のシフトについて「先の都合が分からないので控えめにシフトを組んでいる」人がいることがわかっています。

アルバイトに対する質問『希望通りにシフトへ入れない理由は何ですか？』への回答
（パーソルイノベーション調べ）

シフト希望を出していないスタッフがいるなどの理由で作成に取り掛かれないこともあるかもしれません。そうならないためには、「毎月20日までに必ず指定の用紙に必要事項を記入して希望を提出する」といったルールを設けたり、（シフト作成時に各アルバイトの希望を比較しやすくするために）シフト希望の記入方法を統一しておいたりしましょう。その日を過ぎてしまった場合は、冠婚葬祭などどうしても休まなければいけない事情を除いて考慮しないようにするといった工夫も取り入れてみてください。

まとめ：シフト希望を集めてから作成までに気をつけること

　シフト作成は、かなり大変な仕事の1つです。
従業員のやる気を下げないためには、一人ひとりの希望をできるだけ聞く必要があります。
そして、希望日がかぶってしまった場合はスタッフどうして話し合いをしてもらうなどして調整する必要があるでしょう。
シフト作成をする際は、今回紹介したポイントを押さえておくことでスムーズに進めやすくなります。
シフト管理者の人はぜひ参考にしてみてください。

シフト管理のお困りならSync Upで解決

シフト管理は考えることが多く、人数が増えれば増えるほど、シフト管理者の工数も増えていきます。スタッフが不満を感じないようにするシフトを組むためには、紙やメールなどのツールだと限界があります。

シフト管理の工数削減

　アルバイトスタッフはスマホで希望シフトを提出でき、提出されたシフトはPCの管理画面に自動で反映されるため、転記作業が削減されます。他店舗の不足シフトに対してもスタッフ自ら応募できるスタッフシェアリング機能で店舗間の調整が簡単に。大変なシフト管理作業を効率化します。

アルバイトスタッフの稼働向上

　確定している自分が入る予定のシフトはもちろん、自店舗、他店舗の不足シフトをいつでもどこでもスマホで確認することができます。直前でも入れるシフトが見えるため、自分のスケジュールを埋めることができ、スタッフの稼働向上に繋がります。

スタッフ満足度向上

　「メダル機能」を通じて、シフトに入った際に感謝を伝えることができます。働いて終わりではなく、日頃から働いてもらった感謝やフィードバックを送ることで店舗とアルバイトスタッフの関係性を深めることができます。