飲食店ですぐ使える！シフト表作成のコツをご紹介！

飲食店においてシフト管理業務を適切に行うことで、売り上げの増加や、従業員のパフォーマンスの向上などのメリットが期待できるので非常に重要な仕事の一つです。

　実際にシフト表を作るとなるとホール係やキッチン係など、仕事の役割のバランスや希望シフトを考慮して組む必要がありとても大変な業務です。

「どうしたら上手にシフト表が作れるのか」「何に気を付けながらシフトを組めばよいのか」頭を悩ませた経験がある店長さんも多くいらっしゃると思います。この記事では、飲食店のシフト表が上手に作れるコツや注意点についてご紹介します。

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飲食店で気をつけたいシフト表の作り方

シフト表　作り方の基本

　主にシフト作成は以下の手順を踏んで作成していきます。

　1. シフトの希望を全員から集める

　2. 期限内に集められるように催促する

　3. 回収した希望を基にシフトを組む

　4. シフトに穴がある場合、個別に相談して人員を確保する

　5. シフト表が完成したら従業員とシフトを共有する

　6. 従業員の都合や予定に合わせてシフトの変更をその都度修正や人員を補充する

それでは飲食店で気をつけたいシフト表の作り方とは一体何でしょうか?
まずは1～6の手順の中でアルバイトスタッフが抱えがちな問題について知っておく必要があります。

飲食店でのシフト作成でよくある困りごと！

飲食店は出勤日や勤務時間が変則的になりやすいです。学校や予定との折り合いをつけながら勤務をしていますが、シフトの自由度が高すぎるあまりシフト提出はその分面倒です。店長も勤務がバラバラなのでアルバイトスタッフ全員と直接会えず、メールや電話を頼らざるを得ません。

そのため希望シフトを集める作業や調整は特に時間がかかってしまいます。

また、提出が遅くなるアルバイトスタッフの中には、シフトの相談がしづらく自分の都合との調整に時間が掛かっている場合もあります。一見すると、変則的なほうが予定に合わせて柔軟に働けるので、アルバイトスタッフからするとメリットのように思いますが、他の従業員も同じように自分の都合に合わせたシフトを組むと言えるでしょう。

自分が休むことで他のアルバイトスタッフに無理をさせてしまうのでは、と申し訳なく思ってしまいます。いつもバタバタと忙しい飲食店は接客業ということもあり、肉体的・精神的負担は計り知れません。そのため自分のスケジュールを調整して無理をして働くので、シフト提出自体にストレス抱えているアルバイトスタッフも多いです。

そのためシフト表作り飲食店の店長が気を付けたいことは、普段からシフトの相談に快く応じる姿勢を見せることでしょう。普段から気軽に自然とシフトの話題について触れることで、シフト希望の提出日を早めることができる、提出忘れを防ぐことができる、何よりアルバイトスタッフの無理を防ぐことができます。結果的に双方にとって働きやすく、円滑なシフト作りに繋がります

飲食店でシフトを確定するときの注意点

　飲食店のシフトはさまざまな条件を組み合わせて作成しなければ職場が上手く回りません。シフトを確定する際のコツをまとめてご紹介いたします。

　・ホール、キッチン（接客・レジ・調理・皿洗い）のバランスが取れているか

　・新人とベテランの偏りをチェック、習熟度のバランスが取れているか

　・繁忙期を把握していて、お客さんが多い時間帯の従業員は足りているか

　・売上予算に対して人件費が適切か

　・土日祝日に対応できる人数が揃っているか

　・職場の人間関係を把握し、ある程度の配慮はできているか

　・公平・平等を心掛けているか

以上の項目を守ってシフトを組めば上手なシフト表をつくることができるでしょう。
ですが、これらを考慮してシフトを組むとなると時間がかかる上、誰もができる業務ではありません。
希望シフトを収集する、綺麗にまとめる、勤務時間を計算して調整する作業は思いのほか時間がかかり、上記の項目について考える時間が捻出できないのではないでしょうか。

シフト確定の際に重要なことは、人員に関する問題としっかり向き合った上で、それ以外の作業をいかに簡略化することであると言えます。選択肢として、シフト管理システムのような便利なツールの導入を考える必要がありそうです。

予期せぬトラブルにも対応できるようにしましょう！

　シフトを確定させ、スタッフと共有をした後でも予期せぬトラブルは必ず起こります。体調不良、スタッフの急な欠勤、キャンペーンで増員が必要なる場合など、人員のトラブルや予期せぬ事態に対応できなければ売り上げの低下、スタッフの負担になります。

余裕を持たせたシフトを組むことが大事ですが、具体的にはシフト交代のタイミングで、ある程度時間を重複させておく方法が有効であると言えます。その日の引継ぎも時間をかけて行えるメリットもありますが、人員や時間に余裕を持たせることで、急な欠勤や遅刻に対応できるゆとりが生まれます。

コストが少しかかりますが、トラブルの際の損失を考えると、急な欠勤に対する備えとして時間を重複したシフトを組むことが望ましいでしょう。

飲食店で使えるオススメのツール｜Sync Up

　今までシフト表作成のコツや注意点をたくさんご紹介しました。紹介したポイントを考慮して組まれたシフト表であれば、例えどんなトラブルが起きても余裕をもって対応できる可能性は高く、店長・スタッフ共にストレスの少ないシフトとなるでしょう。実際問題、普段の業務をこなしながらここまでシフト表を作り込むことは難しいのではないでしょうか?

シフト管理業務自体が非常に時間と手間がかかる業務である上、公開が遅くなるとスタッフも困ってしまうので、あまり時間はかけられません。

飲食店のシフト表作成はかなり大変ですが、シフト表の作成から実際の運用まで店長の負担を大幅に減らしてくれるのがシフト管理システムの「Sync Up」です。

簡単にシフト提出、作成が可能

　スタッフはシフト希望をスマートフォンで提出することができます。そのためスタッフは時間や場所に縛られず提出することができ、希望シフトは自動でSync Upに反映されるので、収集してからまとめる手間を省くことができます。店長は自動で反映されたデータを見て、時間を調整する、勤務日や勤務時間を削るだけでシフトを確定することができます。

週一回、月一回などシフトの作成頻度に合わせて提出期間を設定可能なので、週ごとのシフト累計時間を確認しながらの調整は、バランスの良いシフトにつながります。希望シフトの提出の際に、スタッフはメッセージを入力することができるので、スタッフの希望に応じた柔軟なシフトを作ることができます。確定したシフト表は、すぐにスタッフと共有することができます。

連携機能で他店舗とのヘルプも楽々行える

　人員が足りない場合、その日付をカレンダーへ登録してスタッフに一斉に通知することができます。
スタッフは通知を確認して働ける場合は応募することができます。職場内で欠員補充が完結する場合もありますし、ときには他の店舗にヘルプをお願いする場合も考えられるでしょう。

他店舗にヘルプの募集をかけることもできますし、人手が余っている店舗が応援を送ることができます。店長同士のやり取りは簡単な操作で完結するので、何度も電話やメールで調整する必要はありません。

スタッフリレーション機能で密な連絡が可能

　スタッフの一斉連絡がタイムリーで可能なため、全員と連絡事項を共有することができます。
職場でありがちな連絡忘れを防ぐことができ、職場全体で細かく密なやり取りをすることが可能になります。

また、メダル機能が搭載されており頑張っているスタッフを評価することができます。自分の頑張りが反映されるので、従業員満足度やモチベーションの向上などに繋がります。スタッフからすると、自分が店長にどう思われているのか不安を感じていますし、頑張りを認めてくれると嬉しいものです。
日々の頑張りを認めているが、何となく恥ずかしくて伝えられないという方はぜひメダル機能をきっかけに、スタッフと仲を深めてはいかがでしょうか。