複数店舗のヘルプ調整は人手不足解決の”鍵”！　スムーズに調整するには？

複数の店舗を経営している場合、店舗間でアルバイトを貸し借りする「ヘルプ」を行っている企業は多いのではないでしょうか？

もっと働きたいというアルバイトスタッフの希望を叶え、人手不足も解消できるヘルプ調整ですが、なかなか進まないという企業・店舗の声を聞きます。この記事ではヘルプ調整を行う上での課題やよりスムーズに調整するためのポイントをご紹介します！

人手不足？でもアルバイトはもっと働きたい

　帝国データバンクの「特別企画：人手不足に対する企業の動向調査」によると、実に飲食業界のうち78,2%もの企業が人手不足だと回答しています。

本当に人手が足りていない？

ただ本当に人手が足りていないのでしょうか？Sync Upが2020年2月に大学生600名に調査した結果によるとアルバイトには実に「平均13.5時間/週」も働いている時間と働きたい時間に差があることがわかりました。人手不足が騒がれ続けていますが、人手不足ではなく、アルバイトの余っている時間を有効活用できていないという考え方もできそうですよね。

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複数店舗間でのヘルプ調整が効果的な理由

　もうすでにヘルプはやっているよ、という方もいるかもしれませんが、改めて「ヘルプ調整」がなぜ人手不足解消に効果的なのかをいくつかのポイントに絞って解説していきます。

店舗単位の人手不足の格差が解消できる

　店舗ごとに採用を行っていることが多いと思います。ただその場合は”立地”や”友達がいるから”など、様々な理由で”人が十分にいる店舗”と”慢性的に人が足りない店舗”とで在籍しているアルバイトスタッフの人数に差が出てしまいます。

人が足りないと新しくアルバイトを採用することがあると思いますが、せっかく近くに同じお店があるのに非常にもったいないですよね。アルバイトをお店ではなく、特定のエリアで抱えることで特定の店舗だけ人が足りないという”店舗間の人数格差”を少しでも抑えることができるようになります。

新たにアルバイトスタッフを採用するより効率的

　慢性的に人手不足の店舗では新たにアルバイトスタッフの採用活動を始めるかもしれません。求人広告を出して、面接してすぐに採用ができれば良いですが、そうではありませんよね…。また、アルバイトスタッフが採用できたとしても教育が必要になる等、アルバイトスタッフの採用や一人前になるまでの育成には時間も手間も非常にかかります。

ヘルプ調整によって他のお店からアルバイトスタッフに来てもらう場合、多少の違いはあるかもしれませんが、そのお店のオペレーションや作法を知っているため新しいアルバイトを採用して育成するよりはるかに時間や手間が省けます。

在籍しているアルバイトスタッフへの刺激になる

　いつもは違う店舗で働いているアルバイトスタッフが、お店に来ると「接客レベルが高い」や「仕事の進め方が丁寧」など、普段在籍しているアルバイトスタッフにも刺激になるはずです。
また、普段働いている職場を客観的に見ることは難しいものです。ヘルプで入ったアルバイトスタッフからお店やそこで働くアルバイトスタッフに意見や改善点をもらういい機会になるかもしれませんね。

アルバイトスタッフの柔軟な働き方が実現できる

　パーソルグループ・東京大学中原淳研究室「パート・アルバイト一般従業員調査／離職者調査」によると、アルバイトが仕事選びのときに重視しているポイントとして「自分の時間に合わせて働ける」が最も重要という結果が出ています。

また、*日常生活の中で有効活用できていない「スキマ時間」がある人は半数以上も存在しています。

自分のライフスタイルに合わせて働ける職場を選びたいという方や、実はこの日暇だからどこかの店舗で働きたいなと思っている人がいることがわかりますね。ヘルプ調整をよりスムーズに行うことでそのようなアルバイトスタッフの希望に合わせて働ける店舗づくりに近づくことができそうですよね。

※パーソルイノベーション株式会社「アルバイトに関する調査」より

店舗間でのヘルプ調整が進まないよくある原因

アルバイトスタッフの店舗間のヘルプ調整はメリットがたくさんありそうですね。でもなかなかスムーズに調整できない…という企業や店舗が多いのも事実です。ではやりたくてもできないのはどのようなことが原因なのでしょうか？いくつか見ていきたいと思います。

いつ人が足りていないのかアルバイトが知らない

　実はスキマ時間で働きたいアルバイトがいることは調査結果でも明らかになっていますが、「じゃあ働けばいいのでは？」というとそうではありません。そもそもお店からアルバイトへ人手が足りない時間を周知していないことも多いです。

　アルバイトスタッフは自分の所属店舗以外が ”いつ人手が足りていないのか” は、さすがにわかりませんよね。わざわざいろいろなお店の店長に「この日・時間が暇になったからもっと働けませんか？」と連絡してくれればいいですが・・・そうではないと思います。もっといえば自分が入っているシフトは知っていますが、所属店舗ですらいつ人手が足りないかもわからない可能性がありますよね。

ヘルプ調整の手続きが煩雑

　原因としてよく挙げられるのがこの”ヘルプ調整の煩わしい手続き”問題。

よくある例として、人手不足の店舗があってヘルプに入ってほしい場合、
店長会議で人手が不足している時間帯を全員で共有して、各店長がシフト表を見ながら、「自分の店舗の◯◯さんなら行ってくれるかも」と声をかけます。

ただ◯◯さんに声をかけてもその日に予定があり、ヘルプに入れなかったり、逆に他の店長から「もっとベテランが欲しい」と要望を言われることもあると思います。

人手が足りない店舗の店長とヘルプを出す店舗の店長、ヘルプにいくアルバイトと調整に何人も関与することで非常に煩雑な手続きになってしまいます。

アルバイトからすると、本当は暇で働きたいのに店長にお願いすると「他の店長に聞いてみないと」と断られると次暇なときにも断られてしまうかも、お願いしづらくなるかもしれませんよね。

各店舗の独自ルールが存在している

　各店舗ごとの作業手順を同じにしたり、マニュアルを新人のときからしっかり教えているという店舗も多いと思いますが、 ”独自ルールの多さ” はヘルプ調整が進まない原因になります。

例えば、注文をキッチンへ依頼する際の呼び方が異なっていたり、店舗内の清掃方法など細かい仕事の進め方が各店舗ごとで異なる場合は、アルバイトも働きづらくなりヘルプに行くことに対して消極的になってしまいます。

アルバイトスタッフがヘルプに来ても放置している

　せっかくヘルプに来てくれたアルバイトスタッフを「他のお店から来たし、大丈夫でしょ」と放置していませんか？普段働いているお店から他のお店に行くときは知らない人もいますし、緊張するし不安になるものです。

ヘルプに来る前に在籍しているアルバイトにヘルプに来てくれることやフォローしてほしいというお願いをすることはもちろんですが、ヘルプに来たときにも安心させてあげるようなコミュニケーションを心がけましょうね。 

ヘルプ調整を活性化するための4つのポイント！

　いろいろな原因が重なることで難しくなる「ヘルプの調整」。少しでもスムーズに調整するためにはどのようなことを実施すればいいのでしょうか？こちらではヘルプの調整がうまくいくポイントを4つに絞ってご紹介します。

1.まずはアルバイトスタッフに伝えるところから

　アルバイト自ら「この時間他の店舗で働けますか？」なんて連絡はめったに来ないと思います。エリアの管理者や店長から「◯◯店は▲▲時〜▲▲時まで2名足りません」と出勤時に声をかけたりグループLINEでヘルプに入って欲しい日時をアルバイトスタッフに細かく共有・伝えることから始めましょう。

2.ヘルプ調整時の面倒な手続きを見直しましょう

　ヘルプ調整が進まない理由として挙げた「煩わしい手続き問題」。いまある手続きを一度見直してみてはいかがでしょうか？例えば人手が足りない時間を一斉にアルバイトに共有する日を作って少しでも調整する手間を減らしたり、他店舗にヘルプへ行く際は自店舗の店長の許可が不要にする…などです。

ルールすべてを一気に変えることは難しいと思いますので、少しづつアルバイトが他の店舗にヘルプに行きやすいように環境を整えてあげましょう。

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3.言わなくてもわかるでしょ、と放置するのはNG

　実際ヘルプに来てくれた日に「他の店舗から来たから何も教えなくで大丈夫でしょ」とアルバイトを放置しておくのはNGです。特に初めてヘルプに来たアルバイトは知らないお店で他のアルバイトとも関係性がない中ですごく不安に感じています。

出勤時にいまいるアルバイトに紹介することや、他のお店との違いがあればその違いを丁寧に説明してあげましょう。安心して働くことができるという環境を作ってあげることは他のお店から来るアルバイトにとって「またこのお店で働こう」と思えるきっかけにもなります。

4.ヘルプは当たり前じゃない！来てくれたら感謝を。

　空いた時間に手伝ってくれたからと言って、それは当たり前ではありません。

慣れないお店での勤務は想像以上に疲れるものです。勤務終了後に一言「ありがとう」と感謝の気持ちを伝えましょう。もしくはヘルプに来てくれたアルバイト限定で手書きのカードを渡してもいいかもしれませんね。そうすることでアルバイトは「ヘルプに行くこと」に対して良い経験ができるため、もう一度ヘルプに入ろうと思えそうですよね。

ヘルプ調整にお困りなら｜「Sync Up」

　ここまでヘルプ調整のポイントをお伝えしましたが、ルールを変更したりとやることはたくさんあります。そのような方にオススメの「Sync Up」というシフト管理システムをご紹介します。「Sync Up」には人が欲しい時間を登録することでアルバイトに通知が届き、ヘルプ調整を効率的かつ簡単に行うことができます。

店長はWeb画面で足りない枠を登録するだけ

　「ヘルプ調整・募集シフト」機能により、人手が余ったときの他店への応援や、ヘルプ要請に対してシフトの応援が画面上で完結します。店長同士でのヘルプのやり取りも１クリックで完了し、ヘルプが確定すると同時にスタッフにもヘルプの情報を通知されるので、連絡漏れがありません。

ヘルプに来てくれたスタッフに感謝を”贈れる”

　「メダル機能」を通じて、シフトに入った際に感謝を伝えることができます。働いて終わりではなく、日頃から働いてもらった感謝やフィードバックを送ることで店舗とアルバイトスタッフの関係性を深めることができます。

他店舗との連携も強い「Sync Up」は非常にオススメなシフト管理システムです。シフト管理は誰にでもできる仕事ではなく、店の利益を左右する重要な業務です。毎月のシフト作成でお悩みの方はぜひ導入を検討してみて下さい。