Withコロナの店舗運営　不確実な時代の店舗運営は「機動力と柔軟性」

「不確実性の高い時代」と言われていますが、いまほど不確実性が高く複雑な状況はありません。

店舗運営はどんどん難易度が上がり、働いてくれているスタッフも不安です。
そのような中で少しでも店舗運営を変えていくきっかけになるようなポイントをお届けします。

不確実な需要変化に求められていることは？

様々な問題が同時に起こっている

新型コロナウイルスの感染拡大が注目されています。
また、国際的なスポーツの祭典の延期、訪日外国人旅行客の激減に伴うインバウンド需要の激減など様々な問題が同時多発しています。さらに学生のオンライン授業による帰省、店舗の感染拡大防止策の実施、アルバイトスタッフのケアなど追加での問題も発生しているのではないでしょうか。そのような中で、来月どころか来週の状況がどうなるかはまさに誰も知りません。

不確実な状況での店舗運営に求められること

まさに”不確実”な状況での店舗運営に求められていることとは何でしょうか？

1,　あらゆる問題が同時多発している

2,　刻一刻と状況が変化し予想が難しい

3,　「正解」を誰も持っていない

という中で、必要とされるのは「組織（店舗）としての機動力・柔軟性」です。
シフト管理に限って具体的に説明すると下記のような変化が求められています。

▼3ヶ月〜1年での長期売上人件費の目標

　　　　->　　　1週間単位での計画の練り直し

▼1ヶ月単位での人員調整・シフト作成

　　　　->　　　1週間や10日など短い単位での状況に併せた人員配置・再編成

機動力・柔軟性のある店舗運営（シフト管理）の難しさ

ここまで読まれた方は「機動力・柔軟性が大事なのはわかってるよ」と思われるかもしれません。なぜなかなか理想とする店舗運営が実現できないのでしょうか？その理由を簡単に説明していきます。

そもそも管理が複雑

シフト作成時には売上目標・人件費・当日の役割・労務管理・ヘルプの調整など様々な情報が詰まっており、まさに店舗運営において非常に重要な役割を果たしています。

ただ重要な店舗運営における「作戦版」であるシフト表ですが、多くの企業・店舗は紙やExcelで管理しており、その作成には非常に工数がかかってしまいます。

希望シフトのやりとりは煩雑

30名在籍している場合、スタッフからの希望シフトは紙・電話・LINE等様々な方法で送られてきます。期日通りに出てきてくれればまだ良いですが、締め切り間際にならないと予定がわからないスタッフもいるため期日までにリマインドをすると嫌な顔をされてということもあります。

シフトを作って当日を迎えた挙げ句…「この日休みで出してました」とスタッフから言われたことのある方も多いはず。

シフトの集約と集計にも手間と時間が必要

30名のシフトを30日分Excelで作成しようとすると900個のセルへのデータ入力が必要です。Excelには独自の項目を便利に管理するために関数が入力されていますが、他のスタッフに共有すると壊れていたり、そこから直せないないなどの問題も発生します。

また最も注意しなければならないのは労働時間超過や割増賃金などの労務時間管理。うっかりで済まされず「コンプライアンス違反」として雇用者数側が罰則を受ける場合があります。

人手が足りないときでも頼めない…

シフト表が完成した！でも人が足りない…ということはよく発生します。そのときに他店長 - スタッフ - 自分の3人間での複雑なやり取りや、「この日入ってくれない？」と気軽に言えない関係性など本当は応援に来てほしいのに言えない・頼みづらいというのが現状です。

そのような状況と併せて他店の時給や待遇を反映させて、と1店舗でも大変なシフト作成がより複雑化していきます。

現状のシフト管理・運営方法では限界が来ている

ここまで説明した、1,希望シフトの収集に莫大な工数、2,集計量は膨大かつ複雑でミスの温床に、3,応援がほしいのに言えなくなる複雑性の3つの理由によって、いい店舗運営・融通の効く働き方ができるという「理想の店舗運営」への仕組みには限界があります。

莫大な作業の裏に潜む機会損失

いろいろなツールを駆使して時間を使うシフト管理。そのような莫大な労力の裏には大きな機会損失が潜んでいます。
その労力を削減すること「組織（店舗）としての機動力・柔軟性」向上に繋がり、スタッフのニーズを細かに受け入れられるような環境整備を行うことで潜在的な労働力を活用できるチャンスがあります。
パーソルイノベーションの調査によるとアルバイトには実に「平均13.5時間/週」も働いている時間と働きたい時間に差があることがわかりました。人手不足が騒がれ続けていますが、その時間を有効活用できないのでしょうか。

まとめ

不確実性が高い状況を乗り越えるためには「機動力と柔軟性」が必要だとお伝えしてきましたが、いかがでしたでしょうか。売上が減っているので人を減らせばいいというわけではなく、人を減らせば来店したお客さんの満足度が低下し再来店してくれないという問題も起こりそうですよね。

重要なのは「そのときの状況に併せてスピーディーに店舗運営の方法を変えていくこと」です。まだまだ難しい状況が続きますが、少しでも参考になれば幸いです！