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飲食店にて欠かせない、スタッフのシフト管理。シフト作成は月1〜2回の頻度で実施される店舗が多いかと思いますが、細かい調整が走りとても時間や手間がかかる仕事ですよね。
事前にトラブルを回避しつつ、シフト作成のしやすいコツやポイントをご紹介いたします。
実際に弊社(パーソルイノベーション株式会社)が行った調査では、シフト作成の抱える課題の中で、『シフト作成の手間』は第１位でした。
本調査の概要は以下の通りです。
・調査目的：「店舗運営業務の担当者」が感じている業務の難点を調査すること
・調査期間：2022/07/13～
・調査対象：飲食業・サービス業で働いている正社員20～50代
・調査方法：インターネットリサーチ
シフト管理に対して抱えている課題を調べると、以下のようなランキングが得られました。
【シフト管理に対して抱えている課題ランキング】
1位：シフト作成の手間が大きい（22％）
2位：要望調整が大変（20％）
3位：人手が不足している（14％）
3位：シフトの急な変更がある（14％）
5位：各従業員の休憩管理が大変（8％）
また、一方で、ホットペッパーグルメ外食総研が発表している「飲食店経営者のDXに対する興味・関心と導入状況・効果の調査」を見てみましょう。
当調査では、「18歳以上の飲食店経営者」を対象として、デジタルツールの導入状況や、効果実感について調べています。
【各デジタルツールの導入効果実感】
1位：シフト・勤怠管理
2位：人材系の管理
3位：人事労務
4位：従業員の教育
5位：売上・経費
6位：仕入れ
（出典：飲食店経営者のDX（※3）に対する興味・関心と導入状況・効果の調査（2022年3月実施） (recruit.co.jp)）
2つの調査結果をふまえると、シフト管理関連のデジタルツールの導入は現場・経営ともにメリットを享受しやすいと言えます。
シフト管理関連のデジタルツールは、現場の工数削減はもちろん「経営数値管理強化」「人手不足の解消」など幅広く重要な経営効果もたらします。
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目次
飲食店にとって大切なシフト管理
売上や利益を出すためのフォーメーション！
スタッフ一人ひとりの生産性を高めて、高い利益率を出せる人員配置を実現することが理想です。
シフト管理は、スタッフの勤務日数、勤務時間を出し、そこから日毎の人件費を計算していきます。
人件費は変動費である(レイバーコスト)に当たります。
そこから利益率を見ていくわけですが、シフトの組み方自体で利益率は大きく変動していきます。
関連記事 >> シフト管理完全版！課題や効率化のコツ。オススメ管理システムをご紹介！
飲食店のシフト作成でよくある困りごと
シフト作成に頭を悩ます管理者の方も多いと思いますが、具体的な困りごとに付いて解説します。
1.シフト調整に時間がかかる
飲食店では特に学生アルバイトが多いかと思われますが、試験や部活などの予定で急遽入れない、など急な調整に時間をとられてしまっているケースが多く存在します。
2.急な人手不足が発生する
1つ目の困りごとにも関係しますが、シフトを組んだ後に発生する急な変更等によりシフトの募集をかけなければいけないケースが発生します。個別電話やメールで連絡しなければならず非常に工数がかかります。
3.人件費の管理に時間がかかる
スタッフ毎に異なる時給、勤務時間、土日割増等給与計算はとても手間がかかり、
利益に紐づく人件費のバランスにとても頭を悩まれるケースがとても多いです。
飲食店でシフトを作成するときのコツ
ここまでご説明したように、シフト作成は重要ではあるが悩み事が耐えない仕事です。
少しでもスムーズに進むようにこのパートではコツをご紹介します。
1ヶ月に2回シフト作成を行う場合は下記の通り日程に余裕がないので、事前の計画が非常に重要です。
スタッフに希望シフトを出してもらう
予めスタッフから希望のシフト日を提出しておいてもらいましょう。
余裕を持って、シフト確定させる約2週間前から提出依頼をかけて希望日の確認をしていきましょう。
希望シフトからシフトを作成する
希望シフトが集まったら、調整していきます。1日に必要な計画人数と照らし合わせながら進めていきましょう。ピーク時、閑散時での稼働人数の調整が後の人件費に関わってくるため注意しましょう。
人手が足りない日はスタッフに調整をお願いする
どうしても足りない日や時間帯があれば、個別スタッフにお願いをしましょう。
もし他店舗とのヘルプ連携の仕組みがあれば応援を頼みましょう。
シフト表を何度も確認する
シフト表が組めたら最終確認を行います。稼働人数、人件費に間違いがないか再度確認します。
もし確認できる方が他にいればダブルチェックも行いましょう。
スタッフに確定したシフトを伝える
確定したシフトをスタッフへ伝えます。スタッフへの連絡手段があればそこから共有しましょう。
ない場合は事務所に張り出しておく等、連携漏れがないようにしましょう。
急な欠勤や予定変更の場合は他のスタッフに声をかける
急遽空きのシフトが発生してしまった場合は、至急で他のスタッフへ声をかけましょう。
個別連絡する、出勤したスタッフへ声をかける、などの方法でシフトを埋めていくようにしましょう。
飲食店でシフトを作成するときの注意点
以上のポイントを押さえておくことで一通りのシフト作成は進められると思います。
しかし、注意すべき点も多くあるのでご紹介します。しっかり押さえておきましょう！
売上に対してスタッフの人数は適切に組めているか
売上から経費マイナスして利益を算出していきます。売上をベースに日々の人件費を管理していないと利益が想定より低くなる可能性があるため、日毎に適切な人数を確認していきましょう。
ポジションごとに必要な人数がシフトに入っているか
飲食店だと例えばホール、キッチンなどポジション毎に業務が大きく異なってきます。
ポジション毎に必要人数が入っているかを確認しましょう。
スタッフのレベルを考慮してシフトが組めているか
スタッフの経験によってレベル（できることの多さ）が変わってきます。
新人のみが集まってしまうと店舗運営が回らずお客様に迷惑がかかります。
そのようなことにならないように、スタッフのレベルを考慮してシフトを組みましょう。
シフト収集段階で事前にスタッフのレベルが分かるような管理方法がおすすめです。
不平・不満が出るようになっていないか
シフトの入る量や時間帯、休憩時間などなるべく平等になるように調整していきましょう。
入りたくてもなかなか入れない人（逆も然り）などが多く発生してしまうと小さな不満が大きくなり、離職の原因にも繋がります。
飲食店でのシフト管理はトラブルが起こりやすい
シフト管理はトラブルがつきものです。
事前にどんなリスクが発生するのかをイメージしておけると対処法を考えやすくなります。
売上目標に対してスタッフが少なすぎる・多すぎる
売上の目標に対してスタッフ人数の差があると利益に影響が出来てきます。
例えば、ピーク時と閑散時に同じ人数のシフトが入っていたらどんな自体が発生するでしょうか。
閑散時には余計な人件費がかかってしまう計算になります。
この事態が発生すると利益をうまく伸ばせない要因に繋がります。
売上目標と人件費の割合を日毎にしっかり意識してシフト組みをしていきましょう。
スタッフの急な予定変更で店舗運営が回らない
頑張ってシフト表を作成しても、体調不良や学校の用事などで急な欠勤可の能性は常にあります。
そのような中で店舗運営を滞りなく行うことができるよう、スタッフに至急でシフト募集をかけたり、日頃からコミュニケーションを取っておくなど、迅速な対応ができる体制を整えておきましょう。
システムを使って手間を減らしましょう
以上のように、シフト作成、管理をする上で懸念点、問題点は多く存在します。少しでもこのような問題点を解消し、効率よく店舗運営を回すためにシステムを使って効率的に運用していくことをお勧めします。「Sync Up」は誰でもサクサク使いこなせるシフト管理ツールです。
簡単にシフト提出、作成が可能
シフトの提出依頼、作成、確定がシンプルな導線で進めていくことが可能です。スタッフは専用のアプリを使ってシフト登録、シフト確定確認をしていただけます。
連携機能で他店舗とのヘルプもラクに行える
ヘルプ機能を使って他店舗との連携もスムーズに進められます。他店舗へ電話、スタッフに電話、他の人に電話…ととても手間のかかるヘルプですが、効率よく調整を進められる仕組みをご用意しています。
スタッフリレーション機能で密な連絡が可能
スタッフとのコミュニケーションに関しても、お知らせ機能を使ってすぐに連絡をすることが出来ます。「ちょっとこの日入れる？」や「今週は新商品キャンペーンだよ！」と幅広く活用いただけます。
