自動シフト作成システムのメリットとは?オススメのシステム9選もご紹介!

Posted by Sync Up on 2021/06/25 12:22:07

アルバイトやパートタイマーが多い業種において、厄介な業務の一つがシフト管理です。
毎月発生するシフト管理に頭を悩ませているシフト管理者はとても多いでしょう。

「毎月のシフト作成がとにかく面倒」「シフト作成を誰かに任せたい」
そう思われたことはありませんか?

そんな時にオススメなのが「自動シフト作成システム」です。
この自動シフト作成システムを導入することで、これまでのシフト作成の負担を劇的に削減することができます。

そこで、今回はシフト表を自動作成してくれる「自動シフト作成システム」の導入のメリットと、
厳選したオススメのシステムを9つご紹介していきます。

 

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自動シフト作成システム導入のメリットとは?


 

手間だった毎月のシフト作成をシステムが代わりにやってくれたらこれほど楽なことはないですよね。

まずは、シフト作成業務の課題を挙げつつ、自動シフト作成システムを導入することで得られるメリットについて解説していきます。

 

劇的に作業時間を削減できる

シフト作成はとにかく時間がかかることが、シフト管理者の最大の悩みです。

シフト表を作成するためには、従業員の希望を把握し、なるべく希望に添えるように配置していきます。

従業員にとってはギリギリにならないと予定が分からないことも多いため、シフト作成は月末の多忙な時期に、短納期で作成する必要があります。

自動シフト作成システムを導入することで、従業員の勤務時間を計算したり、給与を計算したりする集計作業がなくなります。システム上で自動的に計算・集計が終わっているため、業務効率が格段にアップします。

また、スタッフのシフト希望を一括管理し、シフト表の作成を効率化できます。システムの中には従業員がスマートフォンを用いて、決まったフォーマットでシフト希望を提出することもできます。

集計からシミュレーションまでを自動で行うことができ、シフト表を簡単に作れるため、作業時間を劇的に削減することが可能です。

 

人的なミスを防ぐことができる

アナログの管理方法では、ミスが起こりやすいことも課題の一つです。

シフト希望の提出漏れやシフトの共有や転機ミスといったヒューマンエラーにより、人件費の計算ミスが起こったり、労務管理面の把握も難しくなってしまいます。

しかし、自動シフト作成システムは、シフト修正時にミスがあれば、アラート機能で知らせてくれたり、エラーの表示でミスを知らせてくれます。

そのため、シフトの重複などのミスを未然に防止することができ、効率的でスムーズなシフト運営を可能にします。

 

最適な人員配置が可能

スタッフが増えてくると、それぞれの希望の勤務時間や、能力を考慮していくと最適な人員配置が難しくなってきます。そのため、複雑化したシフト管理により、シフト管理者はさらに頭を悩ませることになります。

自動シフト作成システムは、システム上で、従業員の過不足や能力別、時間帯別で管理することができます。そうすることで、最適な人員配置が可能になり、無駄なコストを抑えることができます。

 

ヘルプの調整が簡単

様々な理由で、どうしてもシフトが不足してしまうケースもあると思います。
複数店舗を持つ企業であれば、シフト管理システム上で、他店舗へのヘルプ調整を簡単に行えるようになります。

自分の店舗へヘルプを送ってもらうだけでなく、人手が余ったときに他の店舗へ応援を送ることもできます。

さらに、店舗の状況をリアルタイムに把握できるため、今後の店舗戦略にデータを役立てることも可能です。このように店舗や従業員数が多く、規模が大きい企業では自動シフト作成システムを活用することで経営の効率化に繋げることも可能です。

 

 

自動シフト作成システムの選び方のポイント


 

自動シフト作成システムのメリットについてご説明しましたが、次は、システムを選ぶポイントについて解説していきます。

 

シフト管理者が問題なく使えること

シフト管理システムを導入しても、システムが複雑で、店長などのシフト管理者が実際に使えなければ意味がありません。

直感的で、わかりやすいシフト管理システムを導入することで、現場の管理者も問題なく使いこなすことができ、スムーズなシフト管理が実現できます。

 

シフトを共有できること

経営者や店長などのシフト管理者以外も見れる機能(シフトの共有機能)があるかどうかも自動シフト作成システムを選ぶ上で重要なポイントになります。

共有機能があれば、確定したシフトがすぐにスタッフに通知されるため、シフト管理者の負担を軽減できる上に、スタッフのストレスもなくなります。

シフト作成後の使い勝手も確認しておきましょう。

 

導入コストが適正であること

自動シフト作成システムを導入する上で、最も重要なのが費用対効果です。

やみくもにシステムを導入してしまうと、コストが高くなりすぎてしまい、経営を圧迫するという予期せぬ事態に発展してしまいます。

従業員の数や、店舗や企業の規模に応じて、最適なシステムを導入するよう心がけましょう。

 

 

オススメの自動シフト作成システム9選


 

最後に、効率的にシフト管理をするためのオススメの自動シフト作成システム9選をご紹介します。それぞれの特徴とおおよその価格を比較していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

1.Sync Up

Sync UPは、毎月のシフトを簡単に作成して、調整・管理まで効率よく進めることができるシステムです。これまでシフト作成にかかっていた時間を大幅に削減できるため、店舗運営の工数を減らせます。

Sync Up

【Sync Upの特徴】
・時短でシフトの収集と作成
希望シフトを提出する際に、時間や場所を問わずスマートフォンを使えます。

・ ヘルプ募集・依頼と調整が可能
他店舗にヘルプの募集をかけることができ、逆に人手が余っている店舗からは応援に駆け付けることも可能です。

・ スタッフリレーション管理機能
スタッフへの一斉連絡は、「Sync Up」にてタイムリーに通知できるようになります。全員に漏れなく連絡が届き、連絡事項を知らなかったスタッフが出る心配がありません。

【Sync Upの価格】
1店舗につき月額3,000円 ※最低契約期間は3ヶ月

 

2.シフオプ

「シフオプ」はリクルート社が提供する、スタッフの最適配置・最適活用を支援するシフト管理システムです。あらゆる業種業態に対応、シフト管理に費やしていたコストや時間、労力を有効に活用できます。

シフオプ

【シフオプの特徴】
・スタッフからの申請シフトが管理者の画面に自動反映され、申請状況が一目で確認可能。
・日別・週別・月別など、いろいろな切り口の画面でシフト作成ができる。
・シフト調整、シフト共有も容易に可能。

【シフオプの料金】
初期導入費:0円
1ユーザーあたり:300円/月
従業員数が1,000名を超える場合は、月額料金固定のパッケージプランも提供。

 

3.Air SHIFT

Air SHIFTは、シフト表の作成はもちろん、スタッフとのやりとりや細かな調整業務もラクになるシフト管理サービスです。さらにスタッフはいつでもどこでもシフトの提出・確認ができ、スタッフにも喜ばれます。

Airシフト

 

【Air SHIFTの特徴】
・シフト転記の手間とミスがなくなる
スタッフが提出した希望シフトやシフトの出勤依頼は自動でシフト表に反映されるので転記する手間も写し間違えのミスもなくなります。

・シフトの作成も管理もひとまとめに
シフト表と一体となったチャットを使ってスタッフとやりとりができるので、シフトの作成と管理はもちろん、急な調整や連絡などもこれひとつで完結します。

・店長はもちろん働くスタッフも嬉しい
スタッフはわざわざ店舗に行かなくても、いつでもどこでもシフトの提出・確認・連絡が可能になるので、余計な手間やストレスがなくなります。

【Air SHIFTの価格】
スタッフ1人あたり 月額110円(税込)  ※無料体験期間の用意あり

 

4.勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが提供するシフト表を自動作成できるクラウドサービスです。シフト管理にかかる手間を大きく省くことができます。

お助けマン

【勤務シフト作成お助けマンの特徴】
早番や遅番など、記号を割り当てるシフト表向け「勤務シフト作成 お助けマン【Day】」と、パートやアルバイトに対して時間を指定するシフト表向け「勤務シフト作成 お助けマン【Time】」の2サービスが用意されています。
多くの大手企業も導入しており、法令を遵守する安心のシフト表作成、管理システムの構築に定評があります。独自の最適化エンジンで公平性も実現しています。
また、公共インフラで培われたセキュリティ対策機能も特徴の一つです。

【勤務シフト作成お助けマンの価格】
・初期費用:200,000円
(利用箇所 10か所まで。11か所以上の場合、1か所あたり20,000円追加)
・利用料金(1か所・50ユーザーまで):12,000円/月、または120,000円/年
(51ユーザー以上は別途見積)


5.CLOUZA

「CLOUZA」 は、勤怠管理システム大手のアマノ社が提供するパソコン・スマートフォン・タブレットを活用し、簡単に勤怠管理が行えるサービスです。

Clouza

【CLOUZAの特徴】
・パソコン・スマートフォン・タブレットがタイムレコーダーに!
・時間と場所も自由自在。リアルタイムに勤怠管理!
・多店舗・多事業所の管理もクラウドサービスでラクラク!

【CLOUZAの価格】

初期費用:0円
月額費用:1ユーザー×200円(税抜)
※全機能が使える無料体験が可能

 

6.SHIFTEE

SHIFTEE(シフティ)は、小売業(アパレル、コンビニ、スーパー)、飲食、
コールセンター、宿泊施設など あらゆる業種でご利用頂けるクラウド型シフト管理システムです。

シフティー

【SHIFTEEの特徴】
・シフト収集 希望シフトを画面から選ぶだけで簡単提出。
・シフト作成 豊富なアシスト機能で誰でも同じレベルのシフト作成ができます。
・シフト共有 ワンクリックでシフト表がすぐにスタッフと共有できます。

【SHIFTEEの価格】
・LIGHT版:200円/名(月額)
・FULL版:400名/名(月額)
・FULL版+自動作成オプション:500名/名(月額)
追加オプションとして、初期設定代行作業は100,000円~、その他カスタマイズ(FULL版)は別途御見積で対応できます。

 

7.ジョブカン

ジョブカン勤怠管理はあらゆる勤務形態に対応可能な勤怠管理システムです。
シンプルな操作性であるため、初めてでもすぐに使い始められます。

ジョブカン

 

【ジョブカンの特徴】
・あらゆる勤務形態に対応
変形労働・フレックス・裁量労働などの勤務形態や、所属・雇用形態ごとに細かい設定、運用ができます。

・万全のサポート体制
お問い合わせは電話・メール・チャットにて随時、無料で受け付けております。初期設定代行サポート*もあります(*有料サービス)。

・機能の単独利用可能
「必要な機能だけ」を自由に組み合わせて利用できるので、使いやすく、安価なのが特徴です。

【ジョブカンの価格】
・1ユーザーあたり 200円~500円/月 ※オプション次第
・初期設定費用 180,000円~

 

8.Jjinjer勤怠

クラウド型勤怠管理システム「jinjer勤怠」は業界最高峰の機能数で、小規模から大企業まで幅広く導入されています。

Jinjer

 

【Jjinjer勤怠の特徴】
・一元管理:
人事データを一つにすることで、情報入力の手間を削減いたします。

・多彩な機能:機能が豊富なため、あらゆる就業規則や勤務形態に対応しております。

・簡単な操作:使いやすさにこだわっており、管理者・従業員も簡単に使用できます。

・丁寧なサポート:低コストでありながらも、安心のサポートで運用までお手伝いいたします。

【Jjinjer勤怠の価格】
・1ユーザーあたり月額300円~ ※無料トライアルあり

 

9.Optamo

クラウド型勤怠管理システム「jinjer勤怠」は業界最高峰の機能数で、小規模から大企業まで幅広く導入されています。統計解析を専門分野とする当社技術による組み合わせ最適化アルゴリズムを応用した勤務シフト表、タスク表を自動作成するクラウドサービスです。

Optamo


【Optamoの特徴】
・スタッフ画面でやりとりを効率化
スタッフは、勤務希望の提出やシフト確認に、スタッフ専用画面を利用します。紙や口頭連絡で発生するミスや、やり取りにかかる時間ロスを改善します。

・能力(スキル)を元に誰でもシフト作成
シフト管理者が把握しているスタッフの能力(スキル)を明確にし、これを元に統計解析の技術で最適なシフトを見つけます。

・応援(ヘルプ)で人材を有効活用
人員が不足しているシフトを確認し、募集を掛けることや他の現場・事業所のスタッフによる応援(ヘルプ)による補完が出来ます。

 

【Optamoの価格】
20人/月額 9,000円(税抜)

 

 

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