シフト管理システム導入のメリットと選び方。おすすめサービスもご紹介！

外食や小売業など、サービス業でアルバイトやパートスタッフを多く抱えながら店舗運営をする際に欠かせない業務が「シフト管理」です。

アルバイトから希望シフトを集めて、シフト表を作成して、労働時間や時給の管理まで行うのはすごく大変ですよね。もっとシフト管理にかける時間を削減したい！とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

シフト管理システムでは、アルバイトからのシフト収集やシフト表作成の手間が削減されることはもちろん、時給や労働時間の計算、他店舗へのヘルプ調整などが簡単に行えるようになり、店舗運営に必要なシフト管理が効率的に行えるようになります。

この記事ではシフト管理システムについて、シフト管理を行う上での問題や失敗しないシフト管理システムの選び方、おすすめのシフト管理システムについてご紹介していきます。

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シフト管理システムで実現できること

シフト管理システムは、飲食店やスーパー、工場などシフト制を採用しているすべての企業・事業所が対象となります。

紙やExcelでシフトを管理していて、煩雑になっている作業や発生するミスを解決し、簡単かつ正確にシフト表を作成できるのがシフト管理システムです。

また、簡単にシフト表を作成できるだけではなく、人が足りないときにヘルプの調整ができたり、本部一括で各店舗のシフト作成状況を確認できる機能や予め運営に必要な人数の入力が可能です。

店舗管理者、アルバイト・パートスタッフ双方が働きやすく、管理しやすいような環境をつくることができます。

シフト管理は非常に時間がかかる

一口にシフト管理業務と言え、毎回熟考しながら作らなければいけませんよね。スタッフのシフト希望表をベースに絶対条件である労働基準法を守りながら、シフトに穴が出ないようにすることが基本です。

シフト管理者は職場でも責任のある立場、そもそもシフト作成に時間を割けず毎日の業務に忙殺されている方が多いのではないでしょうか。まずは、シフト管理を効率化するための土台部分として、シフト作成の一連の流れを確認しましょう。

必要な人数・スキルの計画を立てる

まず初めに時間帯・曜日毎に必要な人数を把握する必要があります。

シフト制を導入することで得られる最大のメリットと言えば、その自由度の高さを生かしてシフトを最適化することで、最小の人件費で最大限の利益を生むことができることではないでしょうか。そのためには自店の運営に必要な人数やスキルの分析は必須です。

客入りが少ないのに人員を多く投入すれば余分な人件費がかかってしまいますし、逆もまた大変です。行き当たりばったりでは上手くいかないところが難しいところです。繁忙期、閑散期を正確に把握して適切な人員を配置することで人件費を抑えることができます。その上で、店を滞りなく回すためスキルや能力を持つスタッフの人数の計画を立てましょう。働くスタッフの特徴やスキルを抑えて、能力を考慮してシフトを組むことも重要です。

アルバイトスタッフから希望を集める

アルバイトスタッフからシフト希望を回収します。事前に出欠表やカレンダーを配布し、期日を設けて提出を促します。シフト表も週間・月間により回収頻度がありますが、頻度の多い週間の方がスタッフの都合に柔軟に対応できるため自由度が高い反面、作成回数も増えるのでシフト作成者の負担となります。

期日に全員から回収できれば良いですが、なかなか期日通りに集まらないことが現実です。忘れてしまっているのか、次月の予定の見込みがつかないのか理由は様々あると思いますが、集まらない限りはシフトが確定できず、スタッフとの共有が遅れてしまう危険があります。アルバイトに毎月「この日まで！」と期日を固定すること良いでしょう。

希望シフトを元に調整する

スタッフから回収したシフト希望と、事前に立てた必要人数・スキルを基にシフトを作成していきます。まず、希望をシフト表に当てはめてシフトに穴がある場合は調整をしていきます。労働基準法や税金関係を考慮しつつ組まなければいけないので、非常に時間がかかる作業です。

人が不足したときはヘルプをお願いする

実際問題、回収したシフト希望を全てその通りに組んでいくのは不可能です。スタッフが勤務先に何を望んでいるのか、例えばお金が欲しく働きたいスタッフもいれば、休み重要視するスタッフもいますし、充実を求めて働くスタッフもいます。たくさん働きたいスタッフも、今月はあまり働きたくないと思っているかも知れません。

シフト希望はスタッフが勤務先に望んでいることを唯一“目視できる指標"であると言えます。そのためシフト希望を守ることはスタッフからの信用問題であり、不満に繋がらないように調整する際はしっかり相談して無理のない範囲で落としどころを探していきましょう。

シフト管理システムを導入して解決する課題

シフト管理システムを導入した効率的なシフト管理には一体どのようなメリットがあるのでしょうか。

シフト作成の手間

シフト管理システムには自動のシフト作成機能が搭載されているため、シフト作成にかかる手間や時間を大幅に減らすことができます。シフト管理者は自動作成されたシフト表を見て、微調整をするだけでシフト表を完成させることができます。

そのため、スタッフのスキル面や特徴を考慮する時間がしっかりと取れるようになるので、シフト表の質の向上にも繋がります。スタッフ情報を事前に登録することによって、シフトの自動作成機能とリンクし、スキルや能力を見てバランスよく配置されたシフトを作成することも可能です。

シフト表共有の工数

スタッフもオンラインでシフト希望の提出や確認ができるようになるので、時間や場所に縛られることなくスマートフォンから機能にアクセスすることができます。これまでは、職場の壁に貼られたシフト表を写真に撮ったり、コピーをしてシフトを確認することが多かったと思います。

それだと勤務日や時間の変更がある度にその都度シフト表を確認する必要があるので、正直最新のシフト表を追うことは面倒です。シフト管理がオンラインになることで、いつでもどこでもシフト表をリアルタイムで確認できるので、スタッフにとっても大きなメリットです。

複数店舗でのヘルプ調整

他店舗のシフト表にもアクセスが可能なので、お互いにリアルタイムなシフト状況を確認することできるので、ヘルプの調整も簡単です。シフト管理システム上でヘルプを募ることができるので、従来のように電話やメールで他店と詳細を詰める面倒な作業も必要ありません。

煩雑な人件費の計算

Excelで管理している場合は、アルバイトスタッフごとに違う時給や時間外や深夜の割増など、複雑な計算が必要になり、人数が増えれば増えるほど管理が大変になります。
多くのシフト管理システムは週や日ごとの人件費が自動で計算できるようになっており、目標とする人件費に対して適切にシフトが組めているかを簡単に確認できます。

希望シフトの出し忘れ

　アラーム機能は非常に便利です。例えば、希望シフトの提出依頼期限について、アラームを設定していれば「〇月×日までのシフト提出期限が近付いています」というようにスタッフに自動で通知することができます。

スタッフの希望シフト提出忘れを防ぎ、催促する手間もなくなります。リマインドを上手に活用することができれば、準備物やその日の注意点等を忘れないように時間で共有することができます。

失敗しないシフト管理システムの選び方

シフト管理システムは各種様々な会社からリリースされており、機能も料金も異なります。
シフトの自動作成やオンライン共有機能などの似通った機能も多く、選ぶ際の「これだ！」という決め手がなかなか見えにくいものです。ここでは、あると便利で間違いない機能を簡単にご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

シフト管理者が使いやすいかどうか

いろいろ機能はありますが最も重要なのは「現場が使いやすい」。これに尽きます。画面のデザインはわかりづらくないか、ストレスのないスピードで動くか、マニュアル不要で簡単に操作ができるか…などです。導入したものの現場で使われなくなりコストだけ払うという状況だけは避けたいですよね。導入前には本部だけではなく、現場の状況や意見を聞きながら選ぶことを強くオススメします。

複数店舗で使うことができるか

単一の店舗ではなく本社と店舗が分かれている企業や複数店舗を持つ企業であれば、複数の店舗で使え連携が可能かどうかを確認しておきましょう。複数店舗間でシフト情報を共有することにより、ヘルプスタッフの調整もしやすく、連絡事項の伝達もスムーズに行えるので、企業全体の店舗運営を効率化できます。

店舗にいる人以外が見れる機能はあるか

基本的にシフト管理システム上の業務は店舗ごとで行いますが、各店舗の状況を本部やエリアマネージャーが確認することができるか確認しておきましょう。本部と現場の問題意識を共有という意味合いもありますし、本部が各店舗の状況を把握することでスタッフの采配や労務管理を他店舗と合わせて統合的に管理することができます。最適な運営には欠かせない機能です。

おすすめのシフト管理サービス4選

シフト管理サービスと検索するとたくさんでてきて悩む、選べないという方にオススメのシフト管理システムをご紹介します。自社、自店舗の運用を考えた上で選ぶ際の参考にしてみてください。

1.Sync Up（シンクアップ）

 - 特徴

スマートフォンからシフト提出とシフト表への自動反映が可能になり、作成したシフト表は確定次第、スタッフのアプリに通知されます。他店舗へのヘルプ調整や人件費や労働時間の自動計算が可能です。
「見やすい、使いやすい」画面設計で初めて触る方でもすぐに使いこなすことができます。

2.R-Shift

 - 特徴

世界最速の「数理最適化エンジン」を搭載しており、日々の売上予算や人件費予算に合った最適なシフトを自動で作ることができます。またシフト予定と勤怠実績を比較することができるため、予実管理も簡単に行うことができます。

3.Optamo（オプタモ）

 - 特徴

統計解析を利用して最適なシフトを自動で提案してくれる便利な機能付きです。アルバイト・パートスタッフは専用画面を利用するため、紙や口頭連絡のような「言った、言わない」というコミュニケーションのミスを防ぐことができます。

4.Shifcare

 - 特徴

シフト希望の提出やシフト表の作成をすべてオンライン上で行えるため、紙やExcelでシフト管理をしている場合は大幅に工数を削減することができます。月額30円／1名というリーズナブルな価格設定にもかかわらず、アルバイト・パートスタッフに基本となるシフトを設定しておくと、シフト表を自動で作成することができます。