シフト希望の収集からシフト作成をスムーズに行うコツとは？

シフトの提出依頼をスタッフに案内しても、なかなかスムーズに行かないことは多いのではないでしょうか。

・そもそも連絡手段がなく直接店舗へ来てもらって提出してもらう
・スタッフから希望をもらっても思い通りに集まらない　※土日がいつも少ない等
・いつまでも提出しないスタッフがいる

など色々問題がありそうですね。
シフトの希望を集めるときにのポイントを押さえていきましょう。

シフト希望はなるべく早めに集めましょう

シフトサイクルとしては月1〜2回の頻度が多くを占めるかと思われますが、
シフト希望を集めてからシフトを確定させるまでの期間は限られていて、意外と短いです。

例えば月2回の場合のスケジュールについて下の図を参考に見てください。
シフトを提出してもらってからシフトを確定するまでわずか3営業日しかありません。
前もってシフト調整にとりかかれるようスタッフへシフト提出締め切りをしっかり設け、
早めに提出しておらうように心がけましょう。

シフト作成時に押さえておきたいコツ

実際にシフト作成をするにあたっていくつかポイントがあります。
しっかり押さえておくことで無駄なく調整を走らせることができます。

人件費が適切か確認する

人件費のブレは利益に直結します。人が多すぎても少なすぎてもいけません。
一日の売上目標に対して必要稼働人数を決め、シフトを調整していきましょう。

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どのような能力を持ったスタッフが必要か考える

ピーク時間帯、新人しかいない店舗だと、店舗運営はどのような状態になるでしょうか。
もしトラブルが起こった時、解決できない可能性が非常に高くなります。

一番忘れてはいけないことは、お客様に気持ちの良い、楽しい店舗経験をしてもらうため、
新人を早く独り立ちさせるためにもベテラン社員とうまくバランスを取れるように調整しましょう。

シフト希望が叶えられているか

スタッフは「この時間働きたい」という希望を持って提出してきてくれます。
しかし毎回「シフトインが多い人、少ない人」に偏りがでてしまうと、
不公平に思われスタッフに不満が溜まってしまい、離職の原因にも繋がります。

シフトの希望は極力叶えられているか、特定のスタッフに偏っていないか、等
一人ひとりに配慮したシフト調整を心がけるようにしましょう。

シフト作成に手間がかかる原因

ポイントを押さえていざ進めてみても、実際はとても手間がかかることが多いのが実態です。
ではどんな問題点が潜んでいるのでしょうか。
そもそもシフト管理の流れが分からないという方はこちらをご覧ください。

なかなかシフト希望が集まらない

アルバイトの多くは学生や主婦、フリーターなど様々な生活スタイルの方々が多く存在します。

そのため、

・学校行事の日程がまだわからない
・部活の試合が入るかもしれないからまだわからない
・家庭の事情でまだ調整が出来ない

などシフト希望を集めるだけでも一苦労です。
期限内に集まらない場合は直接スタッフとコミュニケーションを取る必要があります。

シフトの調整に時間がかかる

いざ、提出してもらったシフト表を確認すると計画人数とはかけはなれた人数になっていたりします。
そのときは追加でシフトに出てもらうようにスタッフへ交渉しないといけませんし、大人数在籍している場合だと希望を削って適正な人数に調整することに多くの時間を費やしてしまいます。

人件費や休憩時間などの細かな計算が複雑

シフト作成するにあたり人件費を計算していきます。
具体的にはスタッフ一人ひとりの労働時間を算出し、売上と照らし合わせていきます。
エクセルを使って計算をするケースが多いですが、あらゆる関数を組み込んで行く必要があるため時間や手間がかかってしまいます。店舗の利益創出のためミスなく進める必要のある大切なポイントです。

シフト作成をスムーズに行うには？

シフト作成は、希望を集めるところから調整、確定までとても手間がかかる業務です。しかし店舗運営において欠かせない大事な作戦表となるためミスなくスピーディーに作成し、スタッフと店舗運営に全力を注いで行きましょう。
そこで、シフト表を自動・簡単に作成できる「Sync Up」というツールをご紹介します！

スマートフォンから集めた希望を自動で集計

シフト提出の依頼をかけると、スタッフはスマホアプリからどこからでも簡単にシフト提出をすることが出来ます。また、集めたシフトは自動で管理画面に反映され、調整をかけられるようになります。シフト希望を集めるときにかかる負担が大きく軽減されます。

週や日の人件費が見える化

計算ロジックは既にシステム上に組み込まれているため事前準備の必要がなくなり大きく工数削減ができます。日毎の稼働時間、人件費の計算もされるため利益の予測もしっかり見ながらシフト調整をかけられるようになります。

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