手作業のシフト管理はトラブルの原因！効率をする方法とは？

Excelや紙を使って手作業でシフト表を作成していると非常に手間や時間がかかりますし、ミスも起きてしまうのではないでしょうか。

シフトを集めて、調整して、人が足りないシフトに入ってくれないかアルバイトスタッフにお願いするという流れがシフト管理の一般的な進め方です。

期日通りにシフトが出てくるかどうか、アルバイトスタッフの人件費や労働時間を適切に管理すること、決まったシフトを全員に漏れなく伝えるなど、気をつけないとトラブルが発生し、店舗運営にもアルバイトスタッフのモチベーションにも影響します。

この記事では、手作業でのシフト管理にはどのような問題があるのか、シフト管理を効率化することでどのようなメリットがあるのかをご説明していきます。

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手作業のシフト管理は非効率！

手作業でのシフト管理でよく問題になるのはどのようなところなのでしょうか。
いくつかありますが、ここではよく聞く問題を2つ取り上げてご説明します。

非常に時間がかかる

手作業でシフト表の作成を行っている場合、最も問題になるのが「時間がかかる」ということ。
シフト表の作成を待たせすぎるとアルバイトスタッフに不満が溜まりますが、ずっとシフト表を作っているわけにもいきませんよね。人数が増えれば増えるほど、集めたシフトを転記し、調整をかけるだけでも時間がかかります。もし期日通りに希望シフトが集まらなかったり、Excelへの転記を間違えたりすればさらにシフト表作成に使う時間が増えていきます。

急な欠勤対応

シフトの収集から調整がうまくいった場合でも気をつけなければいけないのが「アルバイトスタッフの欠勤」です。シフトを組んでいても体調不良などで突然アルバイトスタッフが来れなくなるのはよくあることです。その場合には誰が休みで、誰が代わりに出勤できるのかを早急に考えてアルバイトスタッフとコミュニケーションを取らなければなりません。本来出勤するはずのスタッフが休みになってしまうわけですから、必要な人数を揃えるためには欠かせない作業になりますが、ここにも時間や工数がかかってしまいます。

手作業のシフト管理はトラブルが起こりやすい

ここまでに手作業でする場合のよくある問題点を取り上げましたが、次は手作業でシフト表を作成しているときに発生するトラブルについて解説していきます。

転記ミスが発生する

まずは「転記ミス」。紙や口頭、LINEでなど様々な方法でアルバイトスタッフから希望シフトが提出されますよね。
一人ひとりの希望シフトを紙やExcelに転記して、調整をかけていきますが、全員から様々な方法で希望シフトが出てくると非常に管理が煩雑になります。アルバイトスタッフが出したシフトを間違えて転記・シフト表に反映してしまうと「この日休みで出していたので入れません」とせっかくシフト表を作ったのに作り直しが起こったり、追加で出れるスタッフを探す等の余分な手間が発生してしまいます。

労働時間の管理

法律では、アルバイトであったとしても「1日の労働時間は8時間以内、1週間の労働時間は40時間」と定められています。またある一定の労働時間を超えた場合に以下のような休憩も与えなければなりません。雇用しているアルバイトスタッフが月や週・日で何時間働く予定なのか、労働時間は法律違反になっていないかを確認しないと知らない間に法律に違反していたということになりかねません。

※出典：厚生労働省：アルバイトにまつわるトラブル・疑問を見てみよう！

人件費の計算が複雑

店舗運営で重要な人件費の計算も非常に煩雑です。店舗ごとに売上に対する人件費、人件費率が設定されることが一般的でF（Food）/L（Labor）コストと呼ばれるくらい店舗運営にとって人件費は利益を出すために必要な項目です。また労働時間と同じように労働基準法では、残業をさせる場合の割増賃金などに関するルールが定められています。

※出典：厚生労働省：アルバイトにまつわるトラブル・疑問を見てみよう！

例えば、時給1,000円のバイトをしている場合、25％以上の割増賃金がつくと時給1,250円以上で、時間外労働と深夜が重なった場合は、25%＋25%＝50%以上（1,500円以上）になります。

Excelの関数を駆使すれば計算できないことはありませんが、残業や深夜などの割増賃金の計算は煩雑になってしまいますよね。

システムで工数を削減して効率化しましょう！

手作業でのシフト管理をシステム化することで様々なメリットがあります。
よくある課題を振り返りながらどのように効率化できるのか詳しく説明していきます。

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大幅に工数や時間を減らすことができる

多くのシフト管理システムでは、アルバイトスタッフがアプリやWebから希望シフトを提出するとシフト表に自動で反映できるものが多いため、提出してもらった希望シフトを紙やExcelに転記する必要がありません。また、人が足りていないシフトの情報をアルバイトスタッフに自動で通知できるものもあり、シフトを調整するためにアルバイトスタッフ一人ひとりに連絡を取って…ということもなくなります。

誰でも簡単に労働時間や人件費の計算ができる

労務に関するアラートやすでに計算ロジックが組み込まれている物が多く、アルバイトスタッフの働きすぎの防止や適切に人件費を管理することが可能になります。そのため知らないうちに労働基準法に違反していたり、人件費が目標を超えていたというトラブルを未然に防ぐことができます。

まとめ：手作業のシフト管理はトラブルの原因！効率をする方法とは？

手作業でのシフト管理は様々なトラブルが発生する可能性があります。
シフト管理サービス「Sync Up（シンクアップ）」では、アルバイトスタッフの希望シフトが自動で反映されることはもちろん、労働時間や人件費の自動計算が可能です。

人手が足りないときにアルバイトスタッフに通知できる「募集シフト」機能によって、1店舗の管理だけではなく複数店舗のシフト管理にお困りの方にもおすすめのシステムです。