シフト作成をデジタル化するメリットとは？

紙やExcelでのシフト管理には非常に工数がかかります。実際のところシフト管理をデジタル化するメリットとはどのようなものがあるのでしょうか？

DX：デジタル・トランスフォーメーションという言葉を聞かない日はありませんが、
店舗における「シフト管理」に限ればまだまだアナログで管理していることが一般的だと思います。

シフト管理の工数を削減するだけではなく、店舗の改善をスピーディーに行うことや
アルバイトスタッフの満足度向上にも繋がることがある「シフト管理のデジタル化」。

この記事では、以下について解説していきたいと思います。

アナログでのシフト管理は大変

まずはデジタル化について解説していく前に紙やExcelなどでシフト管理を行う場合の課題や問題点について見ていきましょう。「そんなこと改めて言われなくても大変なのはわかってるよ…」という方は読み飛ばしていただいて構いません！

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非常に手間がかかる

スタッフは電話やLINEなどのいろいろな手段で希望シフトを提出します。まずスタッフから提出してもらったシフトを紙やExcelへの転記にまず時間がかかります。5.6人ならすぐに終わりますが、人数が増えれば増えるほど転記するシフトの数も増えるため、ミスも発生しやすくなりますよね。

シフトを調整するときは必要な人数と照らし合わせながらシフト表を作成しなければなりませんし、必要な人数が揃っていない日や時間があれば追加でシフトに入ってもらえないかと、スタッフへの交渉も発生します。やっと調整したシフト表も「見づらい」「情報が古いままだった」等のトラブルが起こることがあります。

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コンプライアンス違反になる可能性

シフト管理をおこなうときに守らなければならない法律が存在します。
例えば、1日や1週間の労働時間や残業、深夜労働の際の割増賃金がそれに該当します。
一人ひとりの労働時間を厳密に管理しながら、深夜労働かつ残業の賃金を計算してと非常に複雑作業ですが、間違えないようにしないと知らない間に法律に違反していた…なんてことになりかねません。

※出典：厚生労働省　確かめよう 労働条件

複数店舗の一括管理が煩雑

1店舗のみでアルバイトを雇用している場合にはそこまで苦労することなくシフト管理を行うことができると思います。しかし複数店舗経営している場合は、1店舗のみと比べてさらにシフト管理が大変になります。

具体的な違いでいうと、店舗間でヘルプが発生することによって人員調整の難易度が上がったり、複数店舗の人件費を一括で管理しなければならないため、余計に工数が発生してしまいます。また各店舗でシフトの作成方法やシフトサイクルが異なる場合は統一する必要もあります。

シフト管理のデジタル化が必要な理由

最初に結論だけお伝えすると、シフト管理のデジタル化が必要な理由は、
スピーディーに店舗の改善を行い、複雑な状況に対応した人員配置の重要性が増しているからです。

紙やExcelなどの方法でシフト管理を行っている場合でもやってるよ、と思うかもしれませんが、
デジタル化することで工数をかけることなく「スピーディーに誰でも」行えるようになります。
ここでは下記の3つのポイントについて解説していきます。

・シフト管理による「ヒト」に着目した店舗の改善

・機動的かつ柔軟なコスト調整

・在籍しているスタッフで最大限の売上を創る必要がある

シフト管理による「ヒト」に着目した店舗の改善

非正規雇用かつシフト制を採用しているサービス業の店舗運営をおこなう中で避けられないのが人件費や運営に必要なスタッフの人員配置。人件費や人員調整などの「ヒト」に着目した店舗改善は、以下のような3つのステップを踏むことが多いのではないでしょうか。

シフト管理をデジタル化することによって本部と店舗間のやりとりがスムーズになり、いままでよりもスピーディーに改善サイクルを回すことができます。

複雑な状況に対応した機動的かつ柔軟なコスト調整が求められている

新型コロナウイルス感染症の拡大やGo Toキャンペーン等、サービス業を取り巻く環境はどんどん複雑になっています。過去の売上による予測が通用しなくなり、来月どころか来週の売上を予測することも難しくなっています。

売上の予測が難しいということは、本来使えるはずだったコストの予測も立てられず、
どれだけ人件費を使えるのか？というコストコントロールの難易度も上がっていることを意味します。

少しでも利益を確保するために、先の読めない需要（売上）の変動に合わせて、できるだけ短い期間で人件費をコントロールする必要があります。そのためには利益を確保するために人件費を見える化し、売上の変動に対する人員調整をスムーズに行うこと、「変化の激しい需要変動にタイムリーに対応すること」が求められています。

在籍してるスタッフで最大限の売上を創らなければならない

売上がある程度予測できている状況だと、売上に応じて必要なスタッフをシフトに入れることができますが、前述の通り売上の予測が難しいため、そういうわけにはいきません。

人件費を以前のように使うことができず、できるだけ利益が出るように ”最低限店舗運営ができる人数” を揃え、お客様の不満につながらないようなサービスを提供する必要があります。

十分な人数を揃えることができない中ではスタッフ一人ひとりの生産性をあげること、つまり「いままでよりも少ない人数でいままでよりも多くの売上を取れる」ような店舗運営、スタッフ管理を行わなければなりません。

人員配置には考えることが多く、在籍しているアルバイトのケアが重要になっています。

シフト管理をデジタル化したときのメリット

これからの環境変化に対応するためにシフト管理をデジタル化する必要についてご説明しました。
ここからは実際に「シフト管理をデジタル化したときに得られるメリット」について解説します。
これらのメリットを通じて「複雑な状況に対応した人員配置を行うこと」を実現することができます。

改善すべき指標を本部が一括で把握できる

デジタル化をおこなうことで、各店舗の人件費や人員配置の状況をまとめて管理することができます。本部から店舗に伝えている売上予測に対して適切に人件費が組まれているか、店舗運営に必要な人数が各店舗揃っているかという「ヒト」に関する情報を一括で把握することができます。そのため、各店舗に対して適切な指示を出すことができますし、先月の情報を振り返って次月の計画に活かすことができます。

誰でも正しくデータが報告できる

店舗から本部へのレポートを整えておかないと、本部が正しくデータを把握できない可能性や店舗責任者も人件費や人員調整を正しく行えない可能性が高くなります。デジタル化し、各店舗で共通のシステムを利用することでわざわざ報告用のデータを整理することなく、本部・店舗ともに正しいデータを把握することができます。

アルバイトスタッフの満足度向上に繋がる

人員調整をスムーズに行うことはアルバイトスタッフの満足度向上にも繋がります。
パーソルイノベーションの調査によるとアルバイトスタッフはいまより「約10時間」も追加で働きたいと考えていることが分かりました。なかなか売上が戻らず、アルバイトを以前のようにシフトに入れられていないことを考えるともっと働きたいと考えているアルバイトスタッフは増えていそうですよね。

また、バイトルドットコムのアルバイトが働き続ける理由の調査では

「シフトや休みが希望通りになる・頻度が適切」　が

2位の「上司や同僚との人間関係や職場の雰囲気」を抑えて1位となっています。

※出典：バイトルドットコム調査 2019.01

失敗しないシフト管理サービスの選び方

シフト管理サービスはいろいろあり、選ぶ時に悩む方も多いのではないでしょうか。
「いざ導入したものの使えなかった、使いこなせなかった」ということにならないように
シフト管理サービスを選ぶ際に気をつけたいことを解説します。

本当に必要な機能を整理する

「シフト表の自動作成」「勤怠システムと自動連携」など、様々な機能がついたシフト管理サービスが各社から提供されているため、自社に合うサービスはどれなのかわからなくなりますよね。

まずサービスを選定する際は、「本当に必要な機能は何なのか」を整理するようにしましょう。
シフト表の自動作成は便利ですが、スタッフごとに設定しなければならない項目があったりと、
便利な機能が多い場合は使い始めるまでに設定しなければならないことが多いかもしれません。

必ず現場の方に触ってもらう

導入を決める前には「実際の店舗管理者が使いやすいのか」を必ず確認しましょう。
シフト管理は日々現場でおこなう作業になりますので、現場の方の意見を聞いてから判断しましょう。
機能自体の使いやすさは当然ですが、使い方がわからなかったりトラブルが起きたときに、
どんなサポートがあるのか、各店舗に導入までの流れはどのようになっているのかも重要です。

複数店舗で使えるかどうかを確認する

複数店舗のシフト管理は調整することが多いため1店舗でおこなうよりも工数がかかります。
シフト管理サービスを検討する場合は、複数店舗で使える機能があるのかどうかは重要です。

例えば複数店舗のシフト作成状況や人件費を一括で管理できたり、他店舗にヘルプ調整ができるかどうか等です。複数店舗での利用を考えておかないと、近くの店にも関わらずヘルプをお願いする場合、メールや電話で調整しなければならないということが起こってしまう可能性があります。

複数店舗の利用でおすすめのシフト管理サービス

いかがでしたでしょうか。
シフト管理のデジタル化は様々なメリットがある一方で選び方には気をつけなければなりません。
そこで複数店舗でのシフト管理がカンタンにできる「Sync Up」を紹介します！

複数店舗の状況をまとめて管理

各店舗ごとに必要な人数や何人シフトに入っているかを一括で閲覧することができます。
目標に対して人件費が適切かどうか、運営に必要な人数が足りているのか足りていないのかを把握できるため、わざわざシフト表を見に行くことなく各店舗へ指示を出すことができます。

週や日の人件費を自動で計算

煩雑な残業や深夜労働についての割増計算式はシステム上に組み込まれているため、シフトを作成するだけで週や日の人件費が自動で計算されます。人件費が可視化されることで「シフトを調整した結果人件費をかけすぎていた」ということにならず、週や日の人件費を適切に管理することができます。

大手チェーン店の導入実績多数

株式会社ドトールコーヒーや株式会社出前館など、全国に多くの店舗・拠点を持つ企業様にご導入いただいています。複数店舗向けに開発した機能や店舗への導入サポートなど安心してご導入いただけるようなサービスになっています。