「シフト自動作成」の導入前に 確認すべきことと導入メリットとは?

Posted by Sync Up on 2021/06/17 20:21:38

「自分の代わりに自動でシフト作成できないかな」と思う方も多いのではないでしょうか。AI,人工知能など駆使すればできそうではありますが、そうカンタンではないかもしれません。

・シフト自動作成システムって本当に使えるの?

・シフト作成を簡略化したい

・シフト自動作成システムの注意点は?

 

この記事を読んでいるあなたは、上記のような悩みや疑問を抱えているのではないでしょうか?
シフト自動作成システムを導入するか迷っている人に向けて、注意点や選ぶときのポイント、導入するメリットについて紹介しています。毎月のシフト管理を楽にしたいと考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。

 

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AIなら「簡単にシフトを作れる!」は間違い


 

「自動運転の実用化」や「将棋AIがプロ棋士に勝利した」など、近年ではAI技術が爆発的に発展しています。AIについてあまり知識がない人は「シフト作成くらい簡単でしょ」そう思っている人も多いのではないでしょうか。

しかし実際は、シフト作成者が満足できる完壁な自動作成システムは、なかなか見つかりません。
何が「シフト作成」を難しくさせているか解説していきます。

 

イレギュラーがに日常的に発生する


シフト作成にはイレギュラーが日常的に発生しています。シフト作成者なら誰しもが体感していると思いますが、規則的なパターンに則ってシフトが作成できることは極めて稀です。

毎月、さまざまな理由により多少の融通を利かせなければ、従業員の希望が反映されたシフトを作成することは困難でしょう。

いつもは3人必要な時間だけど、ベテランの◯君がいるから2人で大丈夫か」

 

このような「多少の融通」がAIには理解できません。
考えられるシフトのパターンは膨大です。
また、スタッフ同士の相性も考えなくてはならないので、AIには苦手な領域といえるでしょう。

 

機械学習が通用しづらい

膨大なデータを元に機械が自動的に学習する技術のことを、ディープラーニングと呼びます。
近年のAI技術の発展はディープラーニングが支えていると言われているほどです。
しかし残念ながら、シフト作成ではディープラーニングが通用しません。

シフト作成は月に1回や2回が一般的ですが、これでは当然、学習するデータ量が少なすぎます。
過去に作成したシフトとは状況が変わっていて、あまり役に立たないかもしれません。

膨大なデータを集めたとしても、人によって理想のシフトは異なります。
機械学習が通用しないことも、シフト自動作成システムの発展が遅い理由の大きな要因でしょう。

 

 

作成ルールが店舗ごとに違う

シフト作成は、作っているお店ごとに独自のルールがあるのが普通です。

AさんとBさんは同じ時間にしない

休み明けは必ず早番

3日に1回は休みにする


このような独自ルールに、すべて柔軟に対応できるシフト自動作成システムは、まだありません。
シフト作成は法律を守っていれば「それでOK」といった、単なる作業ではありません。

労働基準法やお店独自のルール、それに加えて従業員1人ひとりの希望を反映する必要があることが複雑化している理由でしょう。

 

 

シフト自動作成システムを活用するときの注意点


 

シフト作成者は従業員1人ひとりの希望表を考慮しつつ、お店全体のサービス向上を目指すためにバランスよくシフトを作成する必要があります。
この問題を解決するための手段がシフト自動作成システムです。
シフト自動作成システムを活用するときの注意点を紹介していきます。

何を自動化できるのか確認する

「シフト自動作成システム」では何が自動化されるのか確認をするようにしましょう。

 

集まったシフトが自動でシフト表に反映されるのか、

シフト作成時にワンクリックで特定の条件下でシフトを組んでくれるのか、

人件費や労働時間を計算してくれて異常があれば知らせてくれるのか、


など一言に「自動」といってもできることは様々です。
そのため、手放しに「自動だから大丈夫だろう」ではなく必ず確認するようにしましょう。

 

 

使いやすさを確認しておく

毎月必ず使うことになるので「使いやすさ」も重要なポイントです。

特に、UI(ユーザーインターフェース)の重要度は高く、Webサービスに慣れていない人でも管理できるかどうかを確認しておきましょう。

シフト作成にかかる時間が短くなっても、従業員への説明に時間がかかるようでは意味がありません。

 

費用対効果が見合っているか

無料のシステムもありますが、ほとんどのシフト自動作成システムが有料です。
料金設定もさまざまなので、本当に料金に見合っているのか見極める必要があります。

いくら便利でも金額が高すぎれば導入は困難ですよね。
トライアル期間を設けているサービスが多いので、1度試してみてもいいでしょう。

 

作成後は必ずチェック

シフト自動作成システムで作成したシフトは、必ず自分でチェックする必要があります。
「コンプライアンスは守られているのか」「スタッフの希望は反映されているのか」など、作成後には必ずチェックが必要です。

AIが作ったシフトであっても、休みのないシフトや希望が無視されているシフトは従業員からの信頼を失います。
頼りすぎるのは危険なことも知っておきましょう。

 

シフト自動作成システムの導入メリット


 

これまでに説明したように、シフト作成にはたくさんの手間と時間がかかります。
そのためシフト作成システムを導入することは、賢い選択といえるでしょう。

しかし、

 

料金が高い

本当に使えるのか不安

自分で作った方が早い

 

このような理由から魅力を感じない人もいると思います。
しかし、すべてのシフト作成者が自動作成システムを導入するべきです。
その理由を解説していきます。


シフト作成者の人件費削減につながる

シフト作成者は、そのお店の責任者が担当することが一般的です。

責任者は多くのタスクを抱えている人がほとんどなので、お金を払ってでも短縮できる作業は可能な限り短縮したほうがいいでしょう。

任せれることはシフト自動作成システムに任せて、自分が本当に時間をかけたい仕事に集中できることも導入するメリットです。

 

引き継ぎがスムーズ

シフト作成者の感覚に頼ったシフトの作成方法は、引き継ぎ時に問題が発生します。
感覚的にシフトを組んでいる人も多いので、後任者の育成には時間がかかるでしょう。

「なんとなく」の独自ルールがあるかもしれないので、シフト作成者の交代は現場の従業員にとっては大きな不安要素です。

従業員の働き方に直結する問題なので、お店のサービスにも大きく関係します。
多少のコストをかけてでも導入する価値があるでしょう。

 

 

ヒューマンエラーを防げる

シフト作成のすべてを任せることはできない場合が多いですが、AIがミスをする可能性は基本的にゼロです。

 

シフト作成には「責任者の有無」「休憩時間の管理」「最低必要人数」など、数多くの考慮すべきポイントがあります。

そのため、今までにシフト作成でミスを犯した経験がある人も多いのではないでしょうか?

多少のミスであれば笑って許されるかもしれませんが、重大なミスが当日に発覚して大きなトラブルに発展する可能性も考えられます。

ヒューマンエラーを防ぎたい人はシフト自動作成システムの導入を強くおすすめします。

 

 

まとめ:賢く使って煩わしいシフト作成を簡略化しよう!



今回は注意点や選ぶときのポイント、導入するメリットを紹介しました。

今のAI技術では、シフト作成を丸投げすることはできませんが、うまく活用できれば大幅に時間短縮はできるでしょう。

シフト作成に悩まされていて効率化を図りたい人は、ぜひ検討してみてください。


シフト管理のトラブル防止

Topics: シフト管理

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