複数店舗のシフトをまとめて管理！効率的な管理方法をご紹介！

1店舗でもスタッフの数が多い場合は時間がかかり大変な「シフト管理」。複数店舗を経営している場合はまとめて管理したいものですよね。

ただどのように管理するのが一番効率がいいのでしょうか？この記事では複数店舗をまとめて管理するメリットや管理する方法、複数店舗をまとめて管理することのできる便利なツールをご紹介します！

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複数店舗をまとめて管理する4つのメリット

複数店舗を経営している場合は1店舗だけではなく、特定のエリア等でまとめて店舗の運営状況を”可視化”する必要があります。

まとめて複数店舗のシフトを管理することで各店舗ごとの運営のバラつきを減らすことや、以下に説明するようなメリットを得ることができます。

1 人件費や人手不足など各店舗の状況が管理しやすい

　各店舗ごとにシフト管理者がいる場合、シフト作成方法や管理方法が異なることがあります。人件費の目標を常に上回っていたり、店舗運営に必要な人数が確保できていなかったりと様々な問題が発生する可能性がありますが、気づくことは難しいと思います。

まとめて管理することで複数店舗に行くことなく、人件費や人員数の不足などの各店舗の問題に気づき、対処することが可能になります。

2 労務トラブルを未然に防ぐことができる

　複数店舗がそれぞれ独自にシフトを管理している場合、人件費や人手の問題が発生することがありますが、一番怖いのは正しく就業時間が管理できていないことによる「コンプライアンス問題」。
労働基準法に抵触した場合は、企業側に罰則が課せられることもあります。

事前に各店舗の状況をわかるようにしておくことで会社として法令に抵触する可能性を減らすことや、スタッフの働きやすい環境を整えることができます。

3 店舗間の繁閑差や人件費の最適化につながる

　まとめて複数店舗を管理することによる3つめのメリットは、 ”店舗間の繁閑差” を埋めることができる点です。

「A店舗はこの日キャンペーンで忙しいものの、近隣のB店舗は過去の傾向からそこまで人が必要ではない」という特定のエリアで見た際に、店舗間で繁閑は必ず発生します。

忙しい店舗は人員を多く抱えることができますが、そうではない店舗に人員を割いている場合、人件費が売上を圧迫してしまいますよね。

その際にB店舗からA店舗へスタッフにヘルプに行ってもらうことで、店舗単位ではなくエリア単位で人件費を最適化し、利益の創出につなげることができます。

4 人手不足の解消

　3つめのメリットに似ていますが、採用が好調な店舗があればそうではない店舗もあります。各店舗ごとに採用活動を行っていてはいつまで経っても採用できない可能性だってあります。そこで、人手が余っている店舗から人手が足りない店舗とでスタッフをシェアリングすることで店舗単位ではなく、複数店舗単位で人手不足の解決が見込めます。

複数店舗のシフトを管理する方法

では実際のどのように複数店舗のシフトを管理すればいいのでしょうか？
重要なポイントは、 ”関係者が各店舗の状況をリアルタイムで把握できること” です。

Googleグーグルスプレッドシートでの複数店舗管理

Excelとは異なり、権限さえ設定すれば ”いつでも誰でも” 閲覧・編集することができます。
「シフト表　テンプレート」と検索すれば他人が作成したフォーマットを使うことができるため、まずはまとめて複数店舗のシフト管理をしてみたいという方にはおすすめです。

しかし、自社の勤務体系や独自の管理項目を追加する場合は、関数を利用しなければならず慣れていない方は時間がかかり、メンテナンスも必要になってしまいます。

自社でシステムを開発

完全に自社向けにカスタマイズしたシステムを利用する場合は、自社もしくはSIerに依頼して複数店舗に適したシフト管理システムを開発することもあります。

自社の勤務体系に合わせることができ、現場からの意見も反映できるため使いやすいシステムになります。ただ非常にお金と時間がかかり、開発したとしてもすぐに店舗で使えない等の問題もあります。

シフト管理システムでの複数店舗管理

シフト管理に特化したシステムでは、複数店舗管理を前提とした機能が揃っているため、最もラクに複数店舗管理を実現できます。
また、自社システム開発と比較するとコストも低く取り掛かりやすいと言えます。

複数店舗のシフト管理を効率的に管理する方法

この記事では複数店舗でのシフト管理のメリット・管理方法をお伝えしましたが、実際運用となるといろいろな問題が発生します。そこでオススメの「Sync Up」というシフト管理システムをご紹介します。

複数店舗のシフト情報が簡単に閲覧できる

各店舗のその日に必要な人数やシフトに入っている人数が一括で閲覧することができます。人件費目標を超えている店舗や、店舗運営に十分な人員が揃っていない店舗がわかるため、各店舗への指導も楽になります。

店長はWeb画面で足りない枠を登録するだけ

「ヘルプ調整・募集シフト」機能により、人手が余ったときの他店への応援や、ヘルプ要請に対してシフトの応援が画面上で完結します。店長同士でのヘルプのやり取りも１クリックで完了し、ヘルプが確定すると同時にスタッフにもヘルプの情報を通知されるので、連絡漏れがありません。

人手が足りていない店舗がすぐわかる

どの店舗がいつ人が足りていないのかもひと目でわかります。人手が余っている店舗から足りていない店舗への差配も管理者から実施することができるため、複数店舗のシフト管理におすすめです。