店長の腕が問われる！スタッフが満足するシフト管理とは？

「シフト管理の手間がかかる…」「アルバイトからの要望や不満に細かく対処できない」「効率的なシフト作成方法が知りたい」こんな悩みを抱えているのではないでしょうか？

この記事では、スタッフから喜ばれるシフト管理のポイントや、クレームが出なくなる方法を紹介しています。毎月のシフト管理に悩まされている人は、ぜひ参考にしてみてください

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シフト管理で店長はなぜ悩む？

シフト管理は店長業務の中でも、特に重要度の高い仕事の1つです。

飲食業や接客業のお店は、店長がシフト管理を任されていることがほとんどでしょう。
しかし、店長には売上の管理やスタッフの育成、発注業務など、多くの仕事を抱えていてシフト管理が徹底できていないお店も多いです。

毎月のシフト管理を楽にするために、まずはなぜシフト管理に多くの店長が頭を抱えいるのか原因を知っておきましょう。

時間と手間がかかる

シフト管理で店長が悩む最大の原因は「シンプルに時間と手間がかかる」からです。

シフト作成は、スタッフの希望を反映しながら、お店のパフォーマンスを最大化するシフトの組み合わせを探していきます。また、1度作成しても、後から「変更してほしい」と連絡がくることもあるでしょう。

忙しい時期にはシフト管理を家に持ち帰ったり、閉店後に残業して作成している人もいるほどです。
人数が増えれば増えるほど、いろいろな人のことを考えなければならないので大変ですよね。

コンプライアンス問題

シフト管理を任されている人は、コンプライアンスにも配慮する必要があります。

コンプライアンス問題は、スタッフのモチベーション低下やお店の信用度に関わる重要な問題です。
SNSなどで情報が広がれば深刻な業績不振につながることもあります。

など、シフト管理者は、上記のような問題も考慮した上で作成しなければいけないので、頭を抱えている人も多いでしょう。

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イレギュラーが常に発生する

体調不良による当日の欠席や遅刻、不慮の事故による長期休暇など、シフト管理には常にイレギュラーが発生します。

どれだけ入念にシフトを作成しても、シフト通りにスタッフが来てくれるとは限りません。誰かが急に休んでも問題ないようなシフトを常に管理することは、人件費のことを考えると現実的ではありません。

また、学生スタッフの多いお店では、テスト期間中や年末年始は人員不足に悩まされて、それ以外の期間はシフトに入れないクレームがスタッフから出るなど、悩みは尽きないでしょう。

スタッフから喜ばれるシフト管理の方法3つ

店長がシフト管理に悩む理由を知ると、いかにシフト管理が大変な業務なのか理解できたと思います。

それでは次に、スタッフから喜ばれるシフト管理の方法を3つ紹介していきます。
来月からできる実用的な方法なので、ぜひ実践してみてください。

シフト管理はオンライン化する

シフト希望やシフト表を紙ベースでおこなっているお店も、まだまだ多いようです。
しかし、シフト管理はオンライン化したほうが効率的に作成できます。

オンライン化の魅力はスマホを利用することで、シフト希望の回収やシフト確定後の調整が簡略化できることです。

店舗で直接シフト希望を渡さないといけないことにストレスを感じている人は多いので、シフト管理のオンライン化は喜ばれるでしょう。

契約前に条件を明確にしておく

働ける曜日、時間帯、日数など、雇用条件を明確にしておくことも、お互いがストレスなく働くための方法です。

「長期休暇が欲しいときは◯ヶ月前に連絡する」のようなルールを決めておいてもいいでしょう。

お店側もスタッフ側も条件を守ることで、より効率的なシフト管理がおこなえるようになります。
どんなに優秀なスタッフでも、忙しいときに居なければ意味がありません。面接や契約更新のときに、しっかりと確認しておきましょう。

シフト管理システムを導入する

シフト管理システムの導入はシフト作成者だけでなく、スタッフにも喜ばれるポイントがあります。
シフト管理システムのメインサービスは、以下の通りです。

いつでもシフト希望を提出できることや、シフト表の確認や共有の簡略化など、スタッフのために利用しているお店も増えてきています。
利用料金が発生しますが、シフト管理の悩みを手っ取り早く解決したい人にはおすすめです。

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スタッフからクレームが出ないシフト管理のポイント

スタッフが働く目的は、ほとんどの場合が「お金」です。
シフト管理はスタッフの給料を左右するので、大きな不満が発生する理由になります。
最後に、スタッフからのクレームが出ないシフト管理のポイントを紹介していきます。

能力に見合った仕事を任せる

スタッフの能力を見極めて人員配置することも、シフト管理の重要なポイントです。
なるべく新人は忙しくない時間にしてあげたり、難しい業務内容のときは配置人数を増やすなど、
シフト希望以外にも本人の能力も配慮してシフトを作成しましょう。

人手不足で仕方なく、キャパオーバーの仕事を任せるときもあります。
日頃から個人の能力に配慮してシフト管理をしていれば、ある程度は我慢してもらえるでしょう。

シフトが確定したら変更しない

お店側の都合で、シフト確定後の変更はしないように心がけましょう。
しかし上司からの急な連絡やスタッフの体調不良など、シフト管理はイレギュラーが常に発生します。

クレームが発生しないためにシフト確定前には、ミスがないかチェックしておきましょう。
スタッフから信用してもらうためにも、お店側のシフト管理ミスをなくしておくことが大切です。

コミュニケーションを大切に

「コミュニケーションを大切にする」当たり前かもしれませんが、スタッフからのクレームを出さないためには非常に重要です。

ヘルプのお願いやスタッフ同士のフォローなど、円滑なコミュニケーションは現場の士気にも大きく関係します。シフトへのクレームが出なくなるだけでなく、サービス向上にもつながるので、スタッフ1人ひとりと良好な関係を築いておくことも、店長の重要な仕事です。

まとめ：シフト管理は店長の腕が問われる！

シフト管理はスタッフからのクレームが出やすく、お店の業績にも関係する重要な仕事です。
重要度の高い仕事と分かっていても日々の業務に追われて、手間をかけられない人もいますよね。

シフト管理を楽にしたいけど時間は今以上にかけれない人は、シフト管理システムの導入がおすすめです。「Sync Up」なら、2ヶ月間の無料お試しプランが用意されています。迷っている人は、ぜひ検討してみてください。