シフトを簡単に組む方法！組み方の基本や無料ツール活用術、オススメのシステムをご紹介

シフトを組む上で店舗運営が滞りなく回るように考え、利益がでる体制を作ることが非常に重要です

ただ、毎月、毎回シフトを組むのは時間もかかってすごく大変ですよね。アルバイトの人数が増えれば増えるほど工数がかかり、頭を悩ませます。
少しでもシフト作成が楽になるように、シフトの組み方の基本や大変なポイント、無料ツールを活用したシフト作成術、便利になるシステムをこの記事ではご紹介します！

ちなみに、実際に弊社(パーソルイノベーション株式会社)が行った調査では、シフト管理における課題の中で、『シフト作成の手間』は第１位でした。

本調査の概要は以下の通りです。
・調査目的：「店舗運営業務の担当者」が感じている業務の難点を調査すること
・調査期間：2022/07/13～
・調査対象：飲食業・サービス業で働いている正社員20～50代
・調査方法：インターネットリサーチ


シフト管理に対して抱えている課題を調べると、以下のようなランキングが得られました。

【シフト管理に対して抱えている課題ランキング】
1位：シフト作成の手間が大きい（22％）
2位：要望調整が大変（20％）
3位：人手が不足している（14％）
3位：シフトの急な変更がある（14％）
5位：各従業員の休憩管理が大変（8％）


また、一方で、ホットペッパーグルメ外食総研が発表している「飲食店経営者のDXに対する興味・関心と導入状況・効果の調査」を見てみましょう。
当調査では、「18歳以上の飲食店経営者」を対象として、デジタルツールの導入状況や、効果実感について調べています。


【各デジタルツールの導入効果実感】
1位：シフト・勤怠管理
2位：人材系の管理
3位：人事労務
4位：従業員の教育
5位：売上・経費
6位：仕入れ

（出典：飲食店経営者のDX（※3）に対する興味・関心と導入状況・効果の調査（2022年3月実施） (recruit.co.jp)）


2つの調査結果をふまえると、シフト管理関連のデジタルツールの導入は現場・経営ともにメリットを享受しやすいと言えます。
シフト管理関連のデジタルツールは、現場の工数削減はもちろん「経営数値管理強化」「人手不足の解消」など幅広く重要な経営効果もたらします。

関連記事 >> 【12社比較】2021年度最新版｜シフト管理システムの導入メリットと選び方は？

目次

• シフトの組み方の基本
  
  • 売り上げに対して必要な人数を計算する
  • アルバイトスタッフの配置を考える
  • シフト希望を集める
  • シフトを調整する
• シフトを組むのが大変な理由
  • 店舗運営に必要な人員の計算
  • シフト希望がスタッフから出てこない
  • 急なシフト調整への対応が発生する
• シフト作成に役立つ無料ツール術（テンプレートあり）
  • Googleフォームを使ったシフト希望収集
  • Googleスプレッドシート（エクセル）を利用したシフト作成・調整
• 簡単にシフトを組むならシフト管理システムがオススメ
  • シフト希望を一括管理ができ、シフト作成が効率化できる
  • スタッフのスキルや能力が管理できる
  • 人件費の削減・最適化につながる
  • シフトの穴も簡単に埋めることができる
• まとめ：『Sync Up』でシフトを簡単に組む方法
  • シフト希望が自動でシフト表に反映される
  • 人件費や労働時間の管理がカンタンになる
  • 人が足りないときはワンクリックで募集できる

シフトの組み方の基本

売上に対して必要な人数を計算する

まず一番最初に必要なのは「曜日や時間あたりに何人必要」かを計算することです。
曜日、時間によってスタッフが何人必要なのかは売上によって変わります。
多すぎると人件費が余計にかかり利益が出なくなりますし、少なすぎると店舗運営に支障がでます。

関連記事　＞＞＞　店長が覚えるべき数字の話「未来を見据えたシフト作成方法」とは？

アルバイトスタッフの配置を考える

人数だけ揃えるだけでは店舗運営ができないこともあります。店舗内でホールやキッチンなど、スタッフの役割が異なる場合はそれぞれのポジションに何人ずつ必要なのかも考えましょう。

また、ベテラン・中堅・新人スタッフのバランスも重要です。
ベテランばかり固まると提供できるサービスの質は向上するでしょうが、貴重なベテランの人員を無駄にしてしまいますし、新人が固まってしまうと店舗運営が回らない、ということになりかねません。

シフト希望を集める

必要な人数やスキルや役割から配置が考えられたらアルバイトスタッフからシフトを集めましょう。
アルバイトスタッフからはなるべく早くシフトを集めることで、余裕をもって作成や調整ができます。
紙、LINEなど様々な提出方法がありますが、管理のしやすいよう提出ルールを決めておきましょう。

シフトを調整する

運営に必要な適正人数やスタッフのバランスと、希望シフトをもとに実際にシフトを組んでいきます。
難しく時間のかかる作業になりますが、シフトを組むときに最も重要なポイントです。
提出してもらった希望シフトが叶えられているかも重要ですが、
労働基準法や割増賃金など、守らなければならない法令に沿っているかも確認するようにしましょう！

シフトを組むのが大変な理由

いざシフトを組もうとすると様々な問題とぶつかります。
シフト管理者がシフトを組む際に頭を悩ませてしまう具体的な問題点について説明します。
具体的なシフト作成の流れについてはこちらの記事をご覧ください！

店舗運営に必要な人員の計算

シフトを組むときにまず考える、運営に必要な人員の計算。
「なんとなく〇〇人シフトに入れればいい」というわけではなく、
その日の想定される売上から何人必要か、人件費・人件費率は適正かを計算しなければなりません。
売上に対して多くシフトに入れすぎてしまうと利益が出ませんし、少なすぎるとサービスが行き届かず、顧客の不満に繋がってしまいます。

シフト希望がスタッフから出てこない

当然ですが、シフト希望が集まらないとシフト作成をすることができませんよね。
シフトが集まらないことには他スタッフとのシフト調整が遅れますし、
勤務開始日が近づいているのにシフト表が完成していないということになってしまいます。

毎月◯日までに出してもらうというルールを決めたり、スタッフが提出・記入しやすいテンプレートを作っておくことで少しでもシフト希望が集まりやすいよう工夫してみましょう。

急なシフト調整への対応が発生する

シフトを組み、出勤日が近づくと「やっぱりこの日出れません」という急な調整は必ず発生します。
ただ急にシフトに穴が空いてしまうとせっかく計画していた店舗運営に必要な人員が欠けてしまい、サービスにも影響が出ます。体調不良や急な予定変更で仕方のない場合があるため、罰則を設けるという対処法はオススメできません。急なシフト調整は起こるものだと考え、お願いしたときに出勤してくれるように日頃からスタッフと関係性を築いておくことから始めましょう。

シフト作成に役立つ無料ツール術（テンプレートあり）

シフトを組むのは多くの作業が必要になりますし、考えることも多いですよね。
少しでも効率的にシフトが組めるように、無料で使えるツールをご紹介します。
いずれもGoogleアカウントさえ持っていればすぐに使えるのでお試しください！

関連記事　＞＞＞　[無料テンプレート公開中]Googleフォームを活用した希望シフトの収集方法

関連記事　＞＞＞　[無料ダウンロード]飲食業向け シフト表テンプレートの決定版！

Googleフォームを使ったシフト希望収集

20人も30人もアルバイトスタッフが在籍していると、
シフト希望を集めることや希望シフトを紙やExcelに転記するのにもすごく時間がかかりますよね。

Googleフォームは自由にアンケートの回答内容が設定でき、集めたシフトを
Googleスプレッドシートに反映させられるため、シフト希望の収集から転記までが効率化できます。

最低限これらの情報が揃っていればシフトが作成できそうですよね。
Googleフォームでは下記のようなシフト希望提出用のアンケートフォームが簡単に作れます。

Googleスプレッドシート（エクセル）を利用したシフト作成・調整

Googleフォームで集めたシフトはスプレッドシートに反映して編集します。
関数を組んでしまえば、複雑な必要人員の計算や当日の人件費、
集めたシフト希望や出勤予定も反映することができるようになるため、非常に便利です。

関数で計算できる一例と実際のシフト表のイメージです。

簡単にシフトを組むならシフト管理システムがオススメ

ここまでシフトを組むときの基本や組むのが大変な理由を説明して、
無料で使えるGoogleのツールをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？
シフトを組むの本当に大変…関数とかよくわからないから不安だという方もいると思います。
ここではもっと簡単にシフトが組めるようになるシフト管理システムのメリットをご紹介します。

シフト希望を一括管理ができ、シフト作成が効率化できる

シフト管理システムはスマホのアプリと連携しているサービスが多く、スタッフがアプリから提出した希望シフトがシフト表に自動反映されます。シフト提出の締め切りを知らせてくれ、出し忘れを防止するアラート機能もあり、シフトがなかなか集まらないというお悩みも解決できそうですね。

スタッフのスキルや能力が管理できる

アルバイトスタッフの能力やスキルは人それぞれで、店舗運営に必要な人員配置は人数だけではなく「どういう能力・スキルのスタッフがいるべきなのか」を考えなければなりません。
システム上でそれぞれのスタッフが持っているスキルは何で、どのようなことができるのか、を管理できるため、適切な人員配置を考えやすくなります。

人件費の削減・最適化につながる

週や日ごとの人件費を自動で計算できるため、
シフトに入れすぎてしまうことや、運営に必要な人数が足りないというトラブルを防げます。
利益を出すための人件費の削減・最適化はシフト管理の重要なポイントの一つになるため、
自動で計算してくれることで大幅にシフト作成の時間を短縮することができます。

シフトの穴も簡単に埋めることができる

急な予定変更や欠勤によるシフト調整は必ず起こります。
シフト管理システムの管理画面上から日付や曜日を指定して、ヘルプに入ってほしいシフトを登録して募集をかけることができます。時間や曜日を指定した求人広告のようなイメージですね。
入ってほしいスタッフに声をかけたり、グループLINEで募集したりという手間の効率化に繋がります。

まとめ：『Sync Up』でシフトを簡単に組む方法

店舗運営の利益を左右するシフト作成ですが、どうしても時間はかかってしまいます。
マーケティングやアルバイトスタッフの教育、新メニューの開発などの業務がある中で
シフトを組むことにかかりっきりになることはできませんよね。

Sync Upはシフトの希望収集、作成、調整の一連の作業が一括で行えるシステムです。
人件費の削減・最適化、業務効率化にお悩みの方はぜひご検討ください！

シフト希望が自動でシフト表に反映される

アルバイトスタッフはスマホで希望シフトを提出でき、
提出されたシフトはPCの管理画面に自動で反映されるため、転記作業が削減されます。

人件費や労働時間の管理がカンタンになる

週や日毎の人件費が自動計算でき、あと◯人、△時間で人件費が超えそう、という
売上に対して適切に人件費を管理することが可能になります。

人が足りないときはワンクリックで募集できる

人手が余ったときの他店への応援や、ヘルプ要請に対してシフトの応援が画面上で完結します。
ヘルプが確定すると同時にスタッフにもヘルプの情報を通知されるので、連絡漏れがありません